Medidas para evitar fraudes en las empresas
Mona Clayton
Socia PwC Brasil
Gestión, junio 2011
Causan pérdidas económicas y de imagen, así como desconfianza de clientes e inversionistas, dice Mona Clayton de PwC.
¿Qué es un fraude y de qué manera ocurren?
Es un acto intencional cometido para asegurar al autor o a un tercero un beneficio no razonable o ilegal, en detrimento de una persona o empresa.
A nivel empresarial, pueden ocurrir a través de información financiera fraudulenta, malversación de activos, gastos inapropiados e ingresos y activos obtenidos fraudulentamente, entre otros.
¿Cuál es el impacto de un fraude en una empresa?
Generalmente, el impacto se relaciona con los siguientes tres aspectos: Pérdida económica, pérdida de imagen de valor y desconfianza de clientes e inversionistas.
Esta última puede implicar desde perder valiosas oportunidades de incremento de operaciones, así como de crecimiento y de expansión, hasta causar su quiebra o extinción.
Las pérdidas económicas dentro de una empresa pueden abarcar desde la apropiación de activos y malversación de los mismos (por ejemplo, robo sistemático, uso indebido, etc.) hasta la manipulación de su información financiera y tributaria.
En todos estos casos, el resultado directo para la empresa es la pérdida económica en forma de daños y perjuicios ocasionados por sus funcionarios.
¿Qué nos dice de la pérdida de imagen?
Se relaciona con la reputación que esta mantiene dentro del mercado como consecuencia de las operaciones que realiza.
Una empresa que se encuentra relacionada a fraude pierde valor pues sus operaciones se ven afectadas en cuanto a su credibilidad.
Detección
¿Cómo detectar los fraudes?
Las empresas deberían contar con un mayor conocimiento de los riesgos de fraude, monitoreo y desarrollo de controles para descubrir y prevenir los delitos económico y en consecuencia minimizar los daños que podrían ocasionar.
Uno de los principios básicos es la disciplina, muchas empresas no realizan ni siquiera controles básicos. Existe un perfil bastante típico de muchas empresas que no tienen un nivel de organización bien estructurado y no aplican controles básicos como las conciliación de cuentas.
¿Cómo hacer un control exhaustivo?
Si el control es automático es oportuno. La detección del fraude para la mayoría de empresas es difícil, lo más importante en una estructura empresarial es el ambiente de control bien implementado y la comunicación, para que los trabajadores tengan conocimiento de estas reglas y no cometan irregularidades.
Prevención
¿El fraude debe trabajarse a nivel preventivo o reactivo?
Ninguna política preventiva o reactiva podrá ser eficaz si no existe un compromiso serio del nivel más alto de la empresa.
Algunas no tienen los recursos ni la estructura para detectar el fraude posteriormente, pero ciertamente hay muchas cosas que se pueden hacer en forma preventiva.
En este caso, se pueden tener políticas establecidas y capacitar a los trabajadores, y en caso de tener proveedores externos y actividades con terceras partes, incluir en los contratos de servicios cláusulas específicas para prevenir el fraude.
Es importante mencionar los Principios de Buen Gobierno Corporativo, los códigos de ética o conducta para los trabajadores, en los que deben existir deberes, obligaciones, recompensas o multas y mecanismos para verificar su cumplimiento.
¿Y en lo reactivo?
En la parte reactiva hay distintas cosas que se pueden hacer, como implementar una línea telefónica para la presentación de denuncias, monitoreo de datos o identificar a proveedores que reciben pagos a través de cuentas bancarias de funcionarios de la empresa.
Si pudiéramos cruzar este tipo de información podríamos enfocarnos en las acciones que queremos implementar, para que, en caso de existir alguna sospecha, enfocarla en determinados aspectos y trabajadores, haciendo una serie de entrevistas personales y búsqueda de registros.
