Áreas de soporte: ¿Su empresa valora el rol que desempeñan?

Muchas empresas invierten la mayor proporción de sus presupuestos y emplean un número significativo de recursos y tiempo en mejorar sus actividades primarias; sin embargo, a veces dejan a un lado las inversiones en las actividades de los procesos de soporte, las cuales tienen un impacto directo en el desempeño de la empresa.

Por lo general, las actividades de soporte administrativo en las empresas abarcan: contabilidad, compras, finanzas, recursos humanos, legal, desarrollo tecnológico, entre otros. Cada una de las áreas a cargo de estas actividades tiene una labor crucial en brindar soporte a las áreas encargadas de elaborar servicios y productos ofrecidos por las empresas.

Producto del crecimiento en los negocios, estas áreas reciben mayores requerimientos de soporte y, por lo general, comienzan a crecer en tamaño (headcount). Si estas áreas no cuentan con las inversiones y el crecimiento idóneo para acompañar el crecimiento de la empresa, podrían presentarse problemas como elevados costos y gastos administrativos, áreas sobrepobladas de personal, falta de indicadores de gestión y un alto porcentaje de compras urgentes.

Asimismo, los sistemas no permiten realizar un adecuado control y seguimiento y la información no se encuentra en línea o debe ser procesada manualmente para poder ser utilizada. También se  requieren desarrollos constantes por parte del área de TI para la emisión de reportes y existen procesos y políticas no estandarizadas y niveles de autorización no balanceados y excesivos. Finalmente, existe una falta de control sobre el nivel de atención de proveedores.

Para hacer frente a esta problemática se debe realizar una revisión de la situación actual de la organización, sus procesos y tecnología de soporte. El diagnóstico es el punto de partida necesario para la identificación de las causas que generan ineficiencias y los riesgos asociados.

De esta manera, se contará con los insumos para plantear y diseñar un escenario deseado alineado con los objetivos, el mismo que debe ser el resultado de una estimación de beneficios con objetivos y alcances claramente definidos.

En la coyuntura creciente que vive el país, cada vez más competitiva, es crucial que las empresas no se conformen con la forma como han venido operando en el pasado y, por el contrario, deben monitorear constantemente el entorno en el cual se desempeñan. La forma actual de operar puede haber asegurado un lugar deseado en el mercado, pero no su sostenibilidad en el tiempo.

Jorge Arboleda
Consultor Senior Consultoría de Negocios