Analizando el negocio con Activity Based Costing

Sin lugar a dudas, la medición del costo, ha sido y sigue siendo, una de las herramientas más completas en el análisis de los costos y la toma de decisiones, tanto de gestión como estratégicas.  Determinar y analizar el comportamiento de los costos, para poder interpretar el desempeño de la organización y utilización de recursos, resulta indispensable en el actual contexto. ¿Pero estamos midiendo y analizando los costos de una manera apropiada y acorde a la realidad?

Comencemos primero definiendo al negocio desde una visión distinta e integral: Por procesos.

Como Michael Porter definiera en su Cadena de Valor, toda organización está conformada por una serie de procesos que van interactuando dinámicamente hacia un objetivo común: la satisfacción del cliente a través de la oferta de productos y servicios.  La característica básica de un proceso de negocio es que actividades superponen las barreras departamentales o funcionales de la organización. Por tanto, ¿no sería más lógico analizar el costo desde la perspectiva de los procesos y actividades que se realizan en el negocio?

Como respuesta a esta necesidad, el Activity Based Costing (ABC) o Costeo Basado en Actividades viene siendo en una alternativa distinta y altamente efectiva.  Su enfoque integral analiza el comportamiento de los costos por actividades, estableciendo relaciones entre estas y el consumo de recursos, independientemente de las fronteras departamentales e identificando los factores que llevan a incurrir en costos en el proceso de oferta de productos o servicios.

¿Qué beneficios pueden ser obtenidos de la implementación de un sistema de costeo ABC?

• La determinación del costo de los productos/servicios.
• Análisis y valorización de procesos, identificando fuentes generadoras de costos, a efectos de reducir costos y mejorar el tiempo de los procesos .
• Análisis de rentabilidad por productos/servicios y clientes.
• Indicadores de desempeño, que permiten evaluar la eficiencia y productividad lograda.

Sin embargo, el principal beneficio radica en el potencial de análisis que se desprende de los resultados obtenidos y de la manera en que éstos son utilizados en el proceso de toma de decisiones. El establecimiento de precios, tarifas o comisiones, el lanzamiento de nuevos productos/servicios o el optar por “tercerizar” algún proceso de negocio, constituyen sólo algunas decisiones que se derivan de utilizar la información obtenida por el  ABC.

Tomemos como ejemplo a una empresa cuyo departamento de contabilidad gastaba S/. 374,000 anuales para un volumen de 33,200 transacciones, las cuales eran registradas, procesadas y analizadas por  8 personas. Después de aplicar el ABC observamos la siguiente comparación:

Este alto costo se debía a que la empresa no contaba con un adecuado software contable, por lo que muchas labores eran realizadas manualmente y en muchos casos eran redundantes. Dicha limitación se manifestaba en el alto costo de análisis y preparación de información financiera.

Entre las soluciones posibles que se desprendieron del análisis de la información de costos por actividades podemos mencionar: un cambio de software, hacia uno integrado, acompañado de una reingeniería de procesos, un cambio en las destrezas del personal o una tercerización de la contabilidad. Es así que el ABC ayuda a analizar aquellos factores generadores de costos, muchas veces ocultos por el enfoque funcional o departamental del costeo tradicional y brinda la facilidad de poder enfocar los esfuerzos de mejora hacia las áreas que realmente tienen deficiencias. Por tanto, habría que preguntarse si en su empresa se vienen tomando decisiones sobre la base de una información veraz y acorde con la realidad.