Digitalización

Derivado de los importantes volúmenes de información que generan las organizaciones día a día, se ha vuelto complejo almacenar, conservar y mantener la información en orden y disponible para los usuarios de la misma. Para efectos de evitar problemas con el manejo de la información, en algunos casos las organizaciones han tenido que contratar servicios externos de almacenamiento, conservación y mantenimiento de la información, lo que origina gastos adicionales para las empresas de productos de consumo y detallistas, en este sentido, considerando que derivado de la competencia tan cerrada en la industria, cualquier optimización en el costo de los procesos administrativos puede significar otorgar al consumidor final un precio más bajo.

Asimismo, como consecuencia de la globalización han surgido nuevas formas de hacer negocios, surgiendo así la necesidad de poder entregar en tiempo real los comprobantes fiscales de dichas adquisiciones a los clientes.

Lo anterior se incrementa si consideramos el tiempo mínimo de cinco años en los cuales la documentación debe conservarse a disposición de las autoridades gubernamentales conforme a las disposiciones fiscales. Por otra parte, conservar la documentación en papel lo hace más susceptible a pérdidas en caso de siniestros, como incendios, huracanes, etc.

Actualmente, las disposiciones fiscales permiten conservar la documentación en forma digital o mediante microfilmación, lo cual resulta un mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos.

Los beneficios de digitalizar o microfilmar la información son, entre otros:
 

  • Consulta instantánea de documentos almacenados en un medio mucho más accesible, como por ejemplo un DVD.
  • Reducción sustancial en costos de almacenamiento y conservación.
  • Mayor seguridad en el control de acceso a la documentación.
  • Las imágenes digitales no se deterioran, a diferencia del documento en papel.
  • El documento digital hace las veces de un original, evitando la pérdida de documentación.

Lo que ofrece PwC

Los profesionales de la industria de productos de consumo y detallista de PwC ofrecen una amplia gama de soluciones para ayudarle con los problemas relacionados con el volumen de información, ya sea a través de la microfilmación de la contabilidad o bien de la digitalización de la misma, lo que permite tener la información a la mano en archivos electrónicos reduciendo de forma importante la carga administrativa y financiera de manejar la información en archivos físicos.

Asimismo, podemos apoyarle en la solicitud de la factura electrónica ante las autoridades fiscales, así como la implementación de la misma, lo que permitirá entre otras, acelerar el proceso de envío de las facturas a los clientes.