PwC Pētījums: Administratīvā sloga samazināšanai Latvijā joprojām daudz izaicinājumu

Pēdējo gadu laikā publiskajā telpā salīdzinoši bieži diskutēts par to, cik liels ir administratīvais slogs Latvijā, kuras komersantu grupas un jomas tas ietekmē visvairāk? Par šādiem un līdzīgiem jautājumiem valsts pārvalde ar dažādu pētījumu starpniecību ir devusi iespēju izteikties gluži vai katram: iedzīvotājiem, valsts institūciju darbiniekiem, komersantiem, nozaru ekspertiem, vadības konsultantiem, kā arī valdības sociālajiem partneriem - LDDK un LTRK, taču joprojām pastāv jomas, kuras ir nepieciešams un iespējams uzlabot.

Aizvadītā gada otrajā pusē pēc Valsts kancelejas pasūtījuma PricewaterhouseCoopers SIA (PwC) veica pētījumu "Administratīvā sloga samazināšanas iespēju izpēte privātajam sektoram darbības dokumentēšanas un dokumentu glabāšanas jomā". PwC primārais uzdevums bija novērtēt normatīvajos aktos noteikto prasību ietekmi uz komersantiem. Tā rezultātā tika iesniegts ievērojams apjoms priekšlikumu, un vairums no tiem rosina domāt par stratēģiskām izmaiņām komersantu darbības dokumentēšanas jomā un valsts pārvaldes iestāžu sadarbībā t.sk. sadarbībā ar komersantiem.

Kārtība visam pamatā - arī dokumentu uzglabāšanas jomā

Lai arī šķiet pašsaprotami, ka kārtībai gan dokumentos, gan sistēmās ir būtiska nozīme, tomēr, veicot intervijas, tika secināts, ka Latvijā ir problēmas gan ar dokumentu pareizu sistematizēšanu un efektīvu apriti, lai tajos nepieciešamo informāciju spētu atrast arī citas puses, gan ar izpratni par to vērtību, lai netiktu patērēti lieki līdzekļi to glabāšanai. Daudz labāka situācija ir komersantiem, kuriem mātes kompānijas ir ārvalstīs, jo tad dokumentu sistematizēšanas kārtība tiek integrēta arī Latvijas uzņēmumā. Dokumentu sistematizēta glabāšana gan papīra viedā, gan elektroniskos resursos ir viens no prioritārajiem arhīvu nozares mērķiem, jo tikai tādā veidā iespējams nodrošināt vajadzīgā dokumenta pieejamību gadījumos, kad tam ir pierādījuma vai arhīviskā vērtība.

Normatīvo aktu ietekmes uz komersantiem kvalitatīva nevērtēšana

Pašlaik, izstrādājot un pieņemot jaunus normatīvos aktus, netiek kvalitatīvi vērtēts vai un kā palielināsies administratīvais slogs komersantiem. Līdz šim valsts struktūras anotācijās bieži vien tikai atrakstījās, ka tie nerada papildus administratīvo slogu, tomēr tā ne vienmēr ir patiesība. PwC konsultanti iesaka analizēt jebkura jauna noteikuma ietekmi uz uzņēmējdarbību skrupulozi, kā arī pievērst uzmanību tam, vai, tā vietā, lai pieprasītu jauna dokumenta veidošanu, izvērtētu, nav iespējams lietot jau esošu.

Valsts institūcijām savstarpēji jāsaskaņo informācija, ko tās pieprasa no komersantiem

Pētījumā secināts, ka viens no apjomīgākajiem resursu patēriņiem komersantiem ir saistīts ar grāmatvedības/finanšu atskaišu un pārskatu iesniegšanu. Līdzīgi un pat vienādi dati ir jāiesniedz dažādām valsts institūcijām ar atšķirību tikai termiņos, struktūrā un detalizācijā. Rodas jautājums - vai nav iespējams tos iesniegt vienreiz un tad, lai attiecīgās institūcijas izmanto to, kas katrai nepieciešams? Šeit būtu jāveic analīze, precīzi saliekot kopā visu valsts institūciju prasības, lai saprastu - kas, kādā griezumā, kādos termiņos katrai ir nepieciešams.

Pētījumā ieteikts, balstoties uz citu valstu pieredzi, plānot Centrālā atskaišu iesniegšanas risinājuma (Central Balance Sheet Office) izstrādi. Šāda risinājuma izstrāde būtu liels (bet ne neiespējams) izaicinājums valsts pārvaldei kopumā - sākotnēji ne vien finanšu resursu jautājumos (izvērtējuma veikšanai), bet arī panākot visu procesā iesaistīto institūciju patiesu ieinteresētību administratīvā sloga mazināšanā un iestāžu savstarpējās sadarbības uzlabošanā.

Laiks ir nauda… Cik liela?

Valstī tiek tērēti apjomīgi gan komersantu, gan institūciju resursi, lai labotu nebūtiskas neprecizitātes to sniegtajā informācijā. Viens no iespējamajiem risinājumiem ir normatīvajos aktos iestrādāt materialitātes terminu, piemēram, nosakot izmaksu līmeni, pie kura precizējošas darbības no komersantu puses netiek pieprasītas. Šeit būtu jāparedz, ka valsts un komersantu izmaksas informācijas pieprasīšanai un sniegšanai nedrīkst būt vienādas vai apjomīgākas kā potenciālie ieguvumi. Izņēmums varētu būt vien situācijas, kad datu kvalitāte un atbilstība ir kritiska.

Pārbauda tos, kas paši uzprasās, nepārbauda - kas dara "pa kluso".

Pētījuma ietvaros veikto interviju laikā vairākās jomās tika konstatēts, ka valsts institūcijas, kuras pilda komersantu darbības kontroles funkcijas, nepietiekami seko līdzi komersantu darbībai, kas nav balstīta uz godīgiem pamatprincipiem. Šobrīd tie komersanti, kuri godīgi atskaitās, tiek pārbaudīti un bieži vien sodīti par nepilnībām to dokumentācijā vai darbībā, bet tie, kuru uzņēmējdarbība vispār nav reģistrēta vai veic kādas negodīgas darbības, nemaz netiek pārbaudīti. Pierādās princips - pats uzprasījies, tad maksā!

Jāmaina personāla dokumentu glabāšanas pieeja

Uz godīguma principa balstās arī personāla dokumentu glabāšana, kas komersantam jāveic 75 gadu garumā. Tas rada papildus izmaksas, nemaz nerunājot par nozīmīga apmēra glabātuvju telpām, kādas šim mērķim nepieciešamas. Ja komersants šo pienākumu neveic vai ir negodīgs un nodarbina personas nelegāli, tad darba stāžu, kas ir kritisks faktors sociālā atbalsta vai pensijas saņemšanai, pierādīt nav iespējams.

PwC iesaka izstrādāt mehānismu, lai komersanti jau to darbības laikā varētu nodot personas dokumentus vienotai, sistemātiskai glabāšanai.

Pilna personas medicīniskā vēsture - neiespējamā misija

Līdzīgas problēmas ar savas personīgās informācijas savākšanu varētu rasties cilvēkiem nopietnu slimību gadījumos, kad nepieciešama pilna slimības vēsture. Tad tam būtu jāatceras un jāpieprasa dokumenti no visām medicīnas iestādēm, kurās viņš savas dzīves laikā ir konsultējies vai ārstējies, jo reti ir tie gadījumi, kad personas medicīnas dokumenti glabājas tikai vienā iestādē. Turpretī, ģimenes ārsti bieži vien pat neizsniedz šos dokumentus personām, apgalvojot, ka tas ir ārstniecības iestādes īpašums. Tādā veidā cilvēks kļūst par šo iestāžu un vispārējās sistēmas ķīlnieku.

PwC konsultanti iesaka veidot vienu centralizētu medicīnas arhīvu. Tas, visdrīzāk, samazinātu iestāžu dokumentu uzglabāšanas izmaksas, jo tiktu optimizēts informācijas apjoms, kuru nepieciešams uzglabāt, un attiecīgi arī šim mērķim nepieciešamo telpu izmēri. Tāpat, kļūstot pieejamam e-veselības risinājumam, nākotnē daļa (šobrīd papīra formāta) dokumentu jau radīšanas posmā tiktu izveidoti elektroniski, tādā veidā mazinot arhīvā nododamo papīru apjomu. Medicīnas dokumentu arhīva izveidei, tāpat kā e-veselības projekta pabeigšanai, ir jābūt vienai no dokumentu pārvaldības jomas nākotnes prioritātēm.

Pētījumu pilnā apjomā iespējams aplūkot apmeklējot Latvijas Republikas Ministru kabineta interneta vietni.