Yhteisömyynnin verottomuuden edellyttämät näyttö- ja dokumentointivaatimukset tiukentuvat Saksassa

Saksan valtiovarainministeriö on antanut tammikuussa ohjeen yhteisömyynnin verottomuuden edellytyksistä. Ohje tiukentaa Saksassa edellytettäviä näyttövaatimuksia merkittävästi ja muuttaa Saksassa yhteisömyyntejä tekevien yritysten yhteisömyyntien dokumentointia ja jopa niitä koskevia kauppatapoja.

Ostajaa koskevat tarkennetut näyttövaatimukset

Jatkossa yhteisömyynnin verottomuus edellyttää muun muassa, että ostajalla on oltava voimassa oleva toisen EU-valtion kuin Saksan myöntämä alv-tunniste, kun tavarat myydään. Kyse ei voi olla verottomasta yhteisömyynnistä, jos ostajan arvonlisäverorekisteröinti toisessa EU-valtiossa on vasta vireillä myynnin tapahtuessa.

Ohjeen muut ostajaa koskevat näyttövaatimukset liittyvät pääosin asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseen. Yhteisömyynnin verottomuus on Saksassa jo aiemmin edellyttänyt, että myyjän tulisi tarkastaa ostajan alv-tunnisteen oikeellisuus ja voimassaolo sekä ostajan henkilöllisyys selvittämällä alv-tunnisteen haltijan nimi ja osoite. Jatkossa edellytetään, että myyjä lisäksi todentaa ostajan henkilöllisyyden myyntisopimuksella ja ostajan edustajan passin jäljennöksellä. Ostajan edustajalla eli esimerkiksi työntekijällä tulisi olla myös ostajan antama valtuutus hankinnan tekoon. Valtuutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi edellytetään lisäksi esimerkiksi kaupparekisteriotetta, josta voidaan todeta valtuutuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeus.

Tavaran kuljettamista koskevat näyttövaatimukset

Ohjeessa tarkennetaan näyttövaatimuksia, jotka koskevat tavaran kuljettamista Saksasta toiseen EU-valtioon. Kun tavarat kuljetetaan myyjän tai ostajan toimesta toiseen EU-valtioon, myyjällä tulee olla yhteisömyynnin verottomuuden perusteeksi kirjanpidossaan tieto määränpäämaan lisäksi kaupungista ja alueesta, johon tavara on Saksasta kuljetettu.

Asiakkaan henkilöllisyys tulee varmistaa myös tavaran kuljetuksen yhteydessä. Ohjeessa on tarkoin määrätty, kuinka henkilöllisyydestä ja asiakkaan edustajan yhteydestä asiakkaaseen voidaan varmistua, kun ostaja, myyjä tai joku heidän puolestaan kuljettaa tavaran myyntiin liittyen toiseen EU-valtioon. Ohjeessa muun muassa vaaditaan, että kun asiakkaan edustaja noutaa tavarat Saksasta, edustajalla on oltava asiakkaan valtuutus tavaroiden noutamiseen asiakkaan puolesta. Lisäksi täytyy olla saksankielinen allekirjoitettu ja päivätty vakuutus siitä, että tavarat kuljetetaan toiseen jäsenvaltioon.

Yhteisömyyntejä koskevan dokumentoinnin säilyttäminen

Ohjeen mukaan yhteisömyynnin näyttöä koskevat asiakirjat tulisi jatkossakin säilyttää Saksassa. Poikkeukset ovat tietyin edellytyksin mahdollisia. Veroviranomaisen hyväksyntää kirjanpidon säilytykselle muualla kuin Saksassa on haettava ennen sen siirtämistä pois Saksasta.

Verokäsittelyn oikeellisuuden varmistaminen

Vaikka kaikkien ohjeessa listattujen näyttövaatimusten EU-lainsäädännönmukaisuus ei ole selvä, riskien minimoimiseksi on suositeltavaa, että yrityksissä varmistetaan yhteisömyyntejä koskevien toimintatapojen oikeellisuus uuden ohjeen valossa.

PricewaterhouseCoopers vastaa mielellään yhteisömyyntien verokäsittelyä koskeviin kysymyksiin. Tarvittaessa voimme auttaa sopeuttamaan yrityksen sisäiset prosessit vastaamaan ohjeessa tarkennettuja näyttövaatimuksia.

Lue Saksan PwC:n laajempi tiedote asiasta (pdf 96 KB).