Sparkraven inom kommunerna riskerar att leda till en sämre intern kontroll.
Detta ökar i sin tur risken för oegentligheter – och ökar chansen till fler uppdrag för Öhrlings PricewaterhouseCoopers Forensic-grupp.
Sedan en tid tillbaka hade det börjat cirkulera rykten i kommunen om att det pågick någon sorts oegentligheter inom en av kommunens verksamheter. Det var inte bara bland kommunens anställda som ryktena snurrade runt, oppositionen i kommunfullmäktige hade börjat ställa frågor om saken, och nyfikna journalister började höra av sig.
I det läget bestämde sig kommunledningen för att ta tag i saken och begära en utredning för att se om det fanns någon sanningshalt i ryktena. Uppdraget gick till Öhrlings PricewaterhouseCoopers och dess så kallade Forensic-grupp.
– Vi började med att göra intervjuer, både med oppositionen och kommunledningen och sedan med ett tiotal anställda inom en verksamhetsgren, säger Håkan Askensjö från Öhrlings PricewaterhouseCoopers som deltog i utredningsarbetet.
Utifrån intervjuerna började Forensic-gruppen sätta samman ett pussel av händelsekedjan och ta kontakt med ytterligare personer för att skapa sig en tydligare bild. Nästa steg var att försöka verifiera händelserna genom att gå igenom kommunens ekonomiska redovisning.
– Av ett flertal olika rykten kunde vi bara verifiera ett. Sanningshalten i de övriga ryktena förblir okänd eftersom det fanns vissa brister i kommunens interna kontroller som gjorde att det i vissa fall inte gick att utreda vad som faktiskt hade hänt, säger Håkan Askensjö.
Det rykte som till slut kunde verifieras gällde ett fall där kommunal egendom hade använts för ett privat ändamål av en chefsperson inom kommunen.
Det ovanstående är ett exempel på vad som händer när Forensic-gruppen rycker ut för att lösa en akut incident. Men gruppen kan erbjuda ett brett spektrum av tjänster.
– Vi jobbar även förebyggande, vilket är en naturlig följd av våra erfarenheter. Vi kan hjälpa till med riskidentifiering och hur man hanterar de risker som finns. Dessutom kan vi hjälpa till med att upprätta en handlingsplan för hur man ska hantera oegentligheter och förtroendeskadliga händelser när dessa inträffar, säger Askensjö.
Och det finns mycket att ha i åtanke när en sådan handlingsplan ska upprättas. Till att börja med gäller det att slå fast vad som är styrelsens ansvar, vad som är ledningens ansvar och vad som är personalens ansvar. Det är också viktigt att bestämma vem som får uttala sig om händelsen, både externt och internt. Rak och tydlig kommunikation är viktigt, inte minst gentemot media.
Arbetet måste bedrivas snabbt så att inte organisationen springer runt och oroar sig i stället för att göra sitt jobb. Dessutom måste utredningsarbetet bedrivas på ett korrekt sätt, så att inte till exempel bevis blir ogiltiga.
– Sammanfattningsvis kan man säga att det gäller att jobba snabbt och effektivt, att läka de skador som uppstått, att skydda varumärket och att komma tillbaka till normal verksamhet så snabbt som möjligt. Är man inte förberedd kan det hela bli en långdragen och dyr process, säger Håkan Askensjö.
Ett vanligt fenomen är att en utredning blottlägger brister inom organisationen inte bara i den verksamhet där oegentligheterna inträffat, utan även inom andra verksamheter. Så var fallet även i exemplet ovan.
– Det vi kunde verifiera var inga större belopp, det handlade om cirka tiotusen kronor, men med tanke på den bristande interna kontrollen kunde större belopp
förlorats. Vi identifierade även brister inom andra områden och anställda inom kommunen uttryckte att man inte hade personal nog för att ha en effektiv internkontroll på plats, säger Håkan Askensjö.
Han anser att just den interna kontrollen är extra viktig när det gäller att förebygga oegentligheter.
– Det har skett en hel del besparingar inom kommunerna vilket har påverkat resurserna till intern kontroll så att man helt enkelt inte hinner med det. Man måste vara på tårna hela tiden när till exempel system och behörigheter ändras. Annars finns risken att samma person plötsligt kan vara den som både köper in något och godkänner fakturan, och som sedan har rätt att betala den. Det ligger rätt mycket i det gamla talesättet att ”tillfället gör tjuven”.
Forensics
Forensic-gruppen inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers består av specialister med lång erfarenhet av hantering, faktainsamling och analys av misstänkta oegentligheter och andra förtroendeskadliga händelser. Kompetensen omfattar initial riskbedömning av en incident, faktainsamling och analys samt rådgivning i samband med efterföljande rättsliga prövningar och neutralisering av skador.
Uppdragsgivarna är svenska och internationellt verksamma företag, jurister samt offentlig förvaltning. Till gruppens hjälp finns högteknologiska verktygsplattformar och ett nätverk i mer än 40 länder med över 1600 specialister. Gruppen har nyligen rekryterat en kammaråklagare som arbetat som åklagare under mer än 20 års tid varav de senaste åtta åren på Ekobrottsmyndigheten.
www.pwc.com/se/forensic
Publications Search Page
