PricewaterhouseCoopers Canada, l'Institut des comptables agréés de l'Ontario et l'école de commerce de l'Université Queen's ont collaboré pour mettre en place les tout premiers prix pour la publication d'information dans le secteur bénévole au Canada en vue de récompenser les organismes bénévoles qui adoptent des pratiques transparentes en matière de publication d'information. Ces prix qui visent à favoriser une publication d'information de qualité supérieure permettent :
- de récompenser les pratiques exemplaires en matière de communication d'information financière et non financière;
- de rehausser les normes pour les rapports annuels des organismes sans but lucratif;
- d'encourager plus d'organismes bénévoles à diffuser leur information financière sur le Web.
Les prix sont distribués par le CA-Queen's Centre for Governance au nom des commanditaires.
Pour présenter la candidature de votre organisme du secteur bénévole, remplissez le formulaire de candidature en ligne et envoyez-le au plus tard le 15 juillet 2008, à minuit HNE.
Admissibilité et date limite
Les organismes de bienfaisance enregistrés, qui exercent leurs activités principalement en Ontario (à l'exception des organismes affiliés aux municipalités, aux universités, aux hôpitaux et aux conseils scolaires) et dont les rapports annuels sont accessibles au public, sont admissibles au prix. Les différentes sections des organismes de bienfaisance nationaux ont également le droit de présenter leur candidature s'ils produisent des rapports annuels distincts. Communiquez par courriel avec le CA-Queen's Centre for Governance pour confirmer le statut de l'organisme.
Les états financiers vérifiés des organismes participants doivent être établis conformément aux principes comptables généralement reconnus au Canada.
Les candidats doivent soumettre le rapport annuel du dernier exercice. Par exemple, si leur exercice se termine début 2008, ils doivent présenter le rapport annuel de 2007.
Les rapports en ligne peuvent être présentés sous forme interactive sur le site Web de l'organisme ou bien y êtres téléchargés en format PDF ou Word. S'ils ne sont pas en ligne, ils peuvent aussi être disponibles en version papier (le cas échéant) ou distribués aux parties prenantes de l'organisme. Les rapports annuels soumis en ligne doivent rester dans leur format initial durant la délibération du jury, à savoir du 15 juillet au 15 septembre 2008. Si le rapport se trouve sur un site Web externe au moment de la mise en candidature, le jury tiendra pour acquis qu'il est accessible aux parties prenantes.
Pour soumettre les demandes de candidature, il faut remplir le formulaire prévu à cet effet au
plus tard le 15 juillet 2008. Tout le monde peut présenter la candidature d'un organisme.
Processus et critères de sélection
Les membres du jury évaluent les rapports annuels en fonction des critères suivants :
- Disponibilité : Le rapport annuel en ligne peut-il se trouver facilement sur le site Web de l'organisme? Par exemple, les visiteurs peuvent-ils trouver le rapport en trois clics de souris à partir de la page d'accueil, en utilisant une fonction de recherche ou en se reportant au plan du site? Les parties prenantes ont-elles reçu des copies papier selon des modalités qui conviennent à l'organisme?
- Clarté : Le rapport annuel énonce-t-il clairement la mission de l'organisme et énumère-t-il distinctement ses réalisations?
- Convivialité : Existe-t-il une harmonie entre l'esthétique, le contenu et la fonctionnalité? A-t-on inséré des graphiques et des images? Le rapport vient-il compléter d'autres volets de la stratégie de communication de l'organisme?
- Accessibilité : Le rapport est-il facile à lire et disponible dans plusieurs formats, par exemple peut-il être téléchargé sur le site Web de l'organisme?
- Incidence : La publication de l'information se fait-elle en toute transparence? Le rapport décrit-il en détail les résultats financiers et non financiers? Est-il suffisamment éloquent pour que l'organisme recueille des appuis à son travail? Donne-t-il des renseignements sur les perspectives d'avenir?
Un groupe d'évaluation examinera les rapports annuels du point de vue technique. Les rapports annuels qui obtiennent les meilleures notes passeront à l'étape suivante et seront évalués par un groupe indépendant de spécialistes.
Dès l'annonce des lauréats, chaque candidat recevra un exemplaire de la liste de vérification dûment remplie par les évaluateurs techniques. Les lauréats et les organismes présélectionnés recevront un certificat de reconnaissance et d'autres commentaires sur leurs rapports en fonction des critères mentionnés ci-dessus. La décision du jury est sans appel et aucun autre renseignement sur les résultats ne sera communiqué.
Pour connaître les éléments qui contribuent à l'excellence d'un rapport, reportez-vous aux documents suivants : "Best in Class" Annual Reports: Results from a Focus Group (en anglais seulement) et Code d'éthique d'Imagine Canada.
Marche à suivre pour participer
Les demandes de candidature doivent contenir un lien vers le dernier rapport annuel de l'organisme. Si ce rapport n'est pas disponible en ligne, il faut en envoyer un exemplaire électronique par courriel ou une copie papier par courrier après la soumission du formulaire de candidature, le tout accompagné d'une déclaration précisant la date et la façon dont le rapport est remis aux parties prenantes de l'organisme et en quoi cette pratique cadre bien avec la responsabilité de l'organisme à l'égard de ces dernières.
Le jury ne pénalisera pas les organismes qui fournissent uniquement des copies papier de leurs rapports annuels à condition qu'elles en expliquent la raison dans leur demande de candidature.
Catégories de prix et récompenses
Les soumissions se répartissent en quatre catégories :
- Revenu total supérieur à 5 000 000 $
- Revenu total de plus de 1 000 000 $, jusqu'à 5 000 000 $
- Revenu total compris entre 500 000 $ et 1 000 000 $
- Revenu total inférieur à 500 000 $
Même si les personnes qui désignent un candidat doivent spécifier la catégorie de prix pour laquelle l'organisme en question remplit les conditions requises, le CA-Queen's Centre for Governance choisira en dernier ressort la catégorie qui convient au moment de l'examen du rapport annuel soumis.
Les lauréats de chaque catégorie recevront un prix de 5 000 $ pour la formation et le perfectionnement. Les résultats seront annoncés à l'occasion d'un déjeuner en novembre 2008.
Déjeuner de remise des prix
Tous les participants seront conviés à un déjeuner de remise des prix, lequel aura lieu à Toronto en novembre 2008. Nous donnerons de plus amples renseignements à ce sujet dès que possible.
