Lze zabránit podvodnému jednání vlastních zaměstnanců?

Hospodářská kriminalita patří k nejvýznamnějším faktorům, které nepříznivě ovlivňují současné podnikání. Evidentním cílem podvodníků je finanční sektor, kde se pohybují vysoké částky v hotovosti a kde probíhají složité finanční transakce.

Vyskytuje se v nejrůznějších podobách jako zpronevěra, korupce, zkreslování finančních výsledků nebo kybernetická kriminalita. V tomto článku se budeme věnovat otázce podvodného jednání vlastních zaměstnanců.
Proč tento problém existuje? Vnějšího pozorovatele lze omluvit, pokud dochází k závěru, že podvody finanční povahy nejsou závažné. Jsou totiž považovány za podvody bez obětí, jelikož se dotýkají jen velkých finančních institucí, které dokážou ztráty absorbovat. Jenže náklady, které nese organizace (přímo i nepřímo) a ekonomika obecně jsou vysoké.

Hospodářská kriminalita je nákladná

Celkem 45 % z 3634 společností, které se zúčastnily celosvětového průzkumu hospodářské kriminality, jenž provedla společnost PricewaterhouseCoopers v roce 2005 ( PricewaterhouseCoopers Global Economic Crime Survey 2005) se v předcházejících dvou letech stalo obětí hospodářské kriminality. Oproti předcházejícímu průzkumu to znamená 8% nárůst. Většina z nich získala zpět méně než 20 % svých ztrát. To může mít podstatný negativní dopad na jejich konečný výsledek hospodaření, protože průměrná výše škody převyšuje částku 1,7 mil. USD. Ovšem při zjišťování celkového objemu ztrát je důležité vzít v úvahu i dopad nepřímých škod. Tyto škody se kvantifikují hůře, ale mohou mít závažné hospodářské důsledky na podnikání, například ve formě poškození dobré pověsti, zhoršené morálky zaměstnanců, poklesu ceny akcií a podobně.

V rámci odvětví finančních služeb zjistil průzkum PwC, že 50 % respondentů se stalo obětí jednoho nebo i více případů závažné hospodářské kriminality. Ve srovnání s celkovým výskytem hospodářské kriminality (45 %) toto zjištění odpovídá i našim zkušenostem ze sektoru finančních služeb, kde se častěji než jinde využívají propracované systémy řízení rizika, které zvyšují pravděpodobnost úspěšnosti při odhalování případů podvodného jednání.

V České republice utrpělo 13 % společností, které se zúčastnily zmíněného průzkumu, škody převyšující 250 tis. USD. Podle našich zkušeností se domníváme, že toto číslo je jen špičkou ledovce, protože nezahrnuje negativní dopady tzv. vedlejších škod. Asi 49 % respondentů prohlásilo, že došlo k poškození jejich dobrého jména, značky nebo motivace pracovníků, a to v závislosti na povaze spáchaného trestného činu.

Basilejská komise pro bankovní dohled vydala v únoru 2003 zprávu s názvem „Správná praxe pro řízení a dohled nad provozními riziky“, ve které vyjadřuje naléhavou potřebu vytváření vhodného prostředí pro řízení provozního rizika. Definice provozních rizik zahrnuje i podvodné jednání vlastních zaměstnanců. Proto je důležité, aby organizace dokázaly řídit též rizika vyplývající z podvodného jednání; to znamená jejich zjišťování, hodnocení, sledování a regulaci, resp. snižování. Je třeba, aby za podnikový systém řízení rizika byla zodpovědná jedna konkrétní osoba; tento požadavek není podle našich zkušeností vždy dostatečně jasně vyjádřen.
Přímé a nepřímé náklady společně s požadavky regulátora platnými pro finanční instituce vyžadují, že se podvody nesmějí ignorovat, ale že se proti nim musí bojovat.

Kdo se dopouští podvodného jednání?

Všeobecně se uznává, že k podvodnému jednání dochází, pokud jsou splněny tři základní rysy: - člověk musí mít motiv, - člověk musí mít příležitost, a - člověk si musí být schopen ospravedlnit (sám před sebou) spáchání podvodu.
V rámci průzkumu PwC byli respondenti požádáni, aby tyto motivy, příležitosti a způsoby ospravedlnění zařadili do kategorií tak, aby se ukázalo, které z těchto charakteristik jsou nejobvyklejší. Tři nejobvyklejší v České republice, které jsou zároveň časté i v celosvětovém měřítku, jsou ty, že pachatelé si potřebovali udržet nákladný životní styl, mají nízký práh odolat pokušení a nebyli si vědomi nebo nechápali, že dělají něco špatného.

Průzkum dále poprvé zjišťoval od respondentů i profil dopadených podvodníků. V České republice byli většinou pachateli podvodů muži se středoškolským vzděláním ve věku od 31 do 40 let. Potenciálním podvodníkem je však stejně každý z nás, bez ohledu na věk, postavení v organizaci nebo vzdělání.

Způsoby, jak podvodnému jednání zabránit

Jak společnost zjistí, že došlo k podvodnému jednání? Průzkum PwC zjistil, že nejvýznamnější úlohu při odhalování hospodářské kriminality hraje vnitřní kontrola. Dále ukázal něco, co vzbuzuje největší obavy, a to že téměř polovina všech podvodů v České republice byla zjištěna náhodou nebo na základě udání, což je více než celosvětový průměr (34 %).

V boji proti hospodářské kriminalitě musí veškerá preventivní opatření, zabraňující podvodnému jednání, brát v úvahu i tzv. lidský činitel. Nejdůležitější skutečností je, že většinu hospodářské kriminality v podnicích spáchali vlastní zaměstnanci dané organizace. Ty lze obecně řečeno rozdělit do dvou základních typů:

• moderní profesionální podvodníci, kteří využívají propracovaných metod a pečlivě plánují, jak překonat podnikový systém řízení rizika, a
  
  
• příležitostní podvodníci, kteří při páchání podvodů prostě využívají kombinace příležitosti, náhody a štěstí.
  
  

Žádná metoda prevence podvodů není stoprocentní zárukou, že zabrání kterémukoli z uvedených druhů podvodného jednání. Riziko podvodů však lze podstatně snížit pomocí vhodného spojení preventivních a kontrolních opatření, která odstraší profesionální podvodníky, a vznik podnikové kultury nulové tolerance podvodné činnosti, která odradí pachatele příležitostné.

Existuje řada metod, které mohou společnostem pomoci při zvyšování jejich rezistence proti hospodářské kriminalitě a schopnosti účinného boje proti podvodnému jednání, pokud k němu přesto dojde, od vytěžování IT údajů po personální řízení. Podívejme se nyní na některé klíčové součásti systému řízení rizika podvodného jednání, které mohou společnosti využívat. -

Podniková kultura

Základním kamenem všech systémů odhalováním podvodného jednání je podniková kultura, jejímž úkolem je vytvářet takové prostředí, kde se podvodům nedaří. Kodex jednání, který znají všichni zaměstnanci a který je prosazován i v praxi, by měl obsahovat zásady platné ve společnosti ve vztahu k takovým záležitostem, jako je přijímání darů, střet zájmů, trestněprávní i občanskoprávní opatření vůči pracovníkům v případě porušení těchto zásad a následky podvodného jednání a zatajování informací o podvodné činnosti.

Je povzbuzující, že od předcházejícího průzkumu zavedlo etické směrnice nebo kodex jednání více společností. Avšak pouze 22 % dotázaných společností zavedlo systém přímého oznamování podvodů, téměř stejné procento (20 %) pak zřídilo výbory pro audit.

Školení proti podvodům

Školení je dalším způsobem, jak zvýšit povědomí pracovníků o tom, co se považuje za podvodné a nevhodné jednání, jak zabraňovat a odhalovat pochybení a co dělat, dojde-li k hospodářské kriminalitě. Tuto metodu lze použít jako způsob posilování účinnosti základních zásad platného kodexu jednání, protože jsme zjistili, jak obtížné je tyto zásady prosazovat v praxi. Školení tohoto typu je významné zvláště pro členy vyššího vedení, neboť oni většinou nesou odpovědnost za řízení rizika, souvisejícího s podvodným jednáním.

Přímé oznamování podvodů

Přímé oznamování podvodů znamená upozorňování na podvody ze strany zaměstnanců, kteří odhalili nebo zjistili nějaký podvod, anebo se na něm dokonce nějak podílejí (například jim byl nabídnut úplatek). K zajištění účinnosti musí být vše zorganizováno tak, aby byla chráněna totožnost zaměstnance, který je ochoten poskytnout informaci o podvodu - a všem zaměstnancům musí být jasné, jakým způsobem takovou informaci předat. Takový systém může fungovat jen tehdy, je-li zaručena naprostá důvěrnost a beztrestnost pro tohoto člověka.

Zmíněnou metodu bude obtížné zavádět v některých zemích, například v České republice, neboť to lze někdy považovat za projev nedostatku loajality vůči spolupracovníkům. To prokázal i náš průzkum, podle něhož se tato metoda používá jen ve 22 % zkoumaných zemí, oproti 38 % v celosvětovém měřítku. V praxi jde o velmi účinnou metodu, zvláště pokud vezmeme v úvahu, že 37 % podvodů v České republice je odhaleno na základě upozornění. Je zřejmé, že schopnost českých podniků využívat tuto metodu do značné míry závisí na změně podnikové kultury a nahlížení na nesprávné jednání ve společnostech.

Horká linka proti podvodnému jednání

Alternativou metody přímého oznamování podvodů je zřízení horké linky proti podvodnému jednání. Základním prvkem je existence anonymního způsobu oznamování, díky němuž mohou pracovníci překonat pocity tísně, nebezpečí nebo neochoty zaplést se do nějakého vyšetřování. Opět je důležité ochránit totožnost lidí, kteří tuto „horkou linku“ použijí. Některé společnosti proto provoz své „horké linky“ svěřují externím společnostem, protože jejich zaměstnanci mohou považovat za bezpečnější, pokud takové věci oznamují někomu cizímu.

Prověřování bezúhonnosti pracovníků

Vzhledem k tomu, že většinu podvodů týkajících se podniků spáchají jejich vlastní zaměstnanci, je zřejmý význam pečlivého rozhodování o tom, koho přijmout do zaměstnání nebo koho povýšit na funkci, která vyžaduje vysokou úroveň důvěry a finanční odpovědnosti. Stále rostoucí počet českých společností, zvláště finančních institucí, začíná při přijímání pracovníků používat metody ověřování bezúhonnosti uchazečů. Při ní se získávají informace o charakteru, poctivosti, zkušenostech a kvalifikačních předpokladech uchazečů nebo zaměstnanců.

Přestože nelze očekávat stoprocentní záruku, v praxi to poskytuje vyšší jistotu, že do organizace nepřijímáme potenciálního podvodníka. Současně to může sloužit jako účinná pojistka proti tomu, aby se určité typy lidí vůbec o zaměstnání v dané společnosti ucházely. Náklady na řádné prověření jsou podstatně nižší, než následky špatné personální politiky.

Nulová tolerance

Jak již bylo uvedeno, podvodného jednání se často dopouštějí vlastní zaměstnanci organizace nebo lidé, kteří k tomu mají prostě příležitost. V některých situacích je tato příležitost větší než v jiných. Firmy jsou náchylnější k podvodům v případě nezajištěného pracovního prostředí a laxní kontroly, nedostatečné nebo neexistující komunikace na klíčových pozicích, nesouladu mezi zaměstnanci, absence silné etické stránky podnikové kultury a neexistence vzájemně sdíleného smyslu pro poslání firmy. Jinými slovy prostředí, kde se nedaří podvodnému jednání, vytváří komplexní systém, který zahrnuje schopnost lidské mysli vnímat vzory chování, ze kterých vychází hospodářská kriminalita - jedinečné spojení událostí, příhod a nepravděpodobných náhod, které signalizují přítomnost nějakého přestupku.

K příznivému výsledku může přispět i souběžně působící kladná strategie, na jejímž základě jsou zaměstnanci podporováni v tom, aby „jednali správně“, a to tím způsobem, že dodržují fungující etické programy. Je to jednoduché - zaměstnanec, který má ke své firmě důvěru, bude s menší pravděpodobností páchat podvody a spíše se odhodlá podvodné jednání oznámit.

Závěrem je třeba říci, že stále existuje řada organizací, které nevěnují otázce podvodného jednání svých vlastních zaměstnanců dostatečnou pozornost - dokud se nestanou jeho obětí. Představenstva finančních institucí mají povinnost a odpovědnost regulátora za to, že dostatečně zajistí své společnosti proti podnikatelskému riziku, včetně rizika podvodného jednání. I když žádná metoda prevence rizika není stoprocentně zaručena, riziko podvodů lze podstatně snížit pomocí vhodného spojení preventivních a kontrolních opatření, která odstraší profesionální podvodníky, a vznik podnikové kultury nulové tolerance podvodné činnosti, která odradí pachatele příležitostné.