Vysílání českých zaměstnanců do zemí mimo EU

Expanze českých firem do zahraničí se v posledních dvou letech jeví jako téměř nezastavitelná. Bez ohledu na teritorium, oblast podnikání nebo vlastní velikost se snaží získat nové zákazníky a trhy.

Příležitosti v zemích jako je Rumunsko a Bulharsko, Rusko, Ukrajina a Kazachstán nebo Čína a Indie jsou podle názoru mnohých expertů, včetně studie PwC zkoumající názor celosvětových generálních ředitelů, na předních místech v akvizičních a rozvojových plánech společností.

Zejména vysílání do zemí mimo EU a OECD je však mnohdy komplikované. Na počátku celého vysílacího procesu stojí obvykle potřeba přesunout zaměstnance do nové akvizice, joint-venture společnosti nebo do nově zřízené pobočky v zahraničí.

Tato potřeba bývá velmi aktuální, a pokud neexistuje propracovaná politika nebo směrnice na zahraniční vysílání, ponechává personálnímu oddělení vysílající společnosti pouze malý prostor pro řízení celého procesu. Pozornost je věnována nejpalčivějším problémům (což je obvykle otázka pracovního povolení, výběru ubytování a fyzického přesunu). Ostatní věci se řeší tzv. „za pochodu“.
 

Moderní vysílací politiky

Správně řízený proces vysílání by měl řešit několik oblastí:

• pracovněprávní rámec,
  
• korporátní daňový režim a smluvní zajištění přefakturace nákladů,
  
• imigrační povinnosti (vízum a pracovní povolení, registrace),
  
• příslušnost k systémům sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění,
  
• otázky daně z příjmu fyzických osob,
  
• praktické otázky pobytu v zahraničí (ubytování, škola pro děti, apod.),
  
• odměňování (obecné + specifické složky pro konkrétní vyslání - např. auto s řidičem),
  
• určení celkové výše nákladů na vyslání,
  
• organizační otázky - povyšování, zvyšování platu, komu vyslaný pracovník skutečně podléhá, apod.,
• otázky nástupnictví ve vyslání resp. zpětného zařazení pracovníka po návratu z vyslání.

Náklady a rizika

V každé z výše uvedených oblastí lze najít optimální řešení; málokdy je ale jedno řešení optimální pro všechny oblasti.
Pro společnosti nemusí být důležité, aby měly nejméně nákladný vysílací systém nebo daňově nejefektivnější systém. Důležitější je, aby vyslání splnilo svou funkci. Moderní společnosti jsou si ale vědomy nákladů, daní a rizik vysílání a mohou na ně proto včas a odpovídajícím způsobem reagovat.
Moderní vysílací politiky proto ustupují od jednotných politik pro jakékoli vyslání („one size fits all“) a od těch štědrých zahrnujících širokou škálu benefitů („soups to nuts“). Zaměřují se raději na různé varianty pružných vysílacích politik zahrnujících vysílání pro různé kategorie pracovníků (krátkodobá, dlouhodobá vyslání, vyslání „na zkušenou“, lokalizace, apod.).

Uzavírání pracovní smlouvy

Vzhledem k tomu, že při vysílání nejsou benefity jako ubytování nebo školné v zahraničí často osvobozeny od zdanění, společnosti více využívají možnosti peněžních příplatků, jelikož jednodušší administrativa vyváží případnou daňovou neuznatelnost. Velmi běžné jsou i tzv. reality checks, kdy společnosti po určitém časovém období ověřují, zda plnění poskytovaná zaměstnancům jsou stále potřebná - jde zejména o příplatky na vyšší životní náklady. Bez ohledu na to, kterou koncepci vysílání si společnosti zvolí, každá moderní vysílací politika by měla pokrývat všechny dříve uvedené oblasti.

Pracovněprávní rámec vyslání stanovuje právní způsoby přemístění pracovníka do zahraničí a představuje uzavřený výčet možností, mezi něž patří pracovní cesta, dočasné přidělení, přeložení, ale i uzavření nové pracovní smlouvy v zahraničí.

Volba konkrétního institutu je závislá také na požadavcích hostitelské země a může být předurčena imigračními předpisy.
Například místní úřady v Rumunsku dosud rozeznávaly vyslání pouze na dobu do 12 měsíců. Po něm požadovaly, aby měl vyslaný pracovník lokální pracovní smlouvu; nyní by mělo být toto období rozšířeno na tři roky.

Fakturování nákladů na vyslaného

Korporátní daňový režim a smluvní zajištění přefakturace nákladů je důležité pro to, aby společnost věděla, zda a jak bude přefakturovávat náklady na vyslaného pracovníka, jak zajistí, aby tyto náklady byly v maximální míře daňově uznatelné, zda má povinnost registrovat se jako plátce daně nebo stálá provozovna v zahraničí, jak to bude s DPH, apod.
Imigrační povinnosti jsou závislé na legislativě hostitelské země a v případě rozvíjejících se zemí představují kapitolu samu o sobě. Vzhledem k tomu, že zajištění víza a pracovního povolení může trvat řadu měsíců, je potřeba s jejich zařizováním začít co nejdříve. Je však možné se setkat s mnoha dalšími nezvyklostmi - např. bulharské úřady dosud vyžadují doložit fakt, že vysílaný pracovník byl nejméně 12 měsíců předem zaměstnán u vysílající společnosti.

Starosti o imigrační povinnosti se ale prolínají celým vysláním a v některých zemích je doklad o zaplacení daně nutnou podmínkou pro vycestování.

Teritoriální rozdíly v pojištění

Otázka příslušnosti k systémům sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění je opět složitější zejména u vysílání do rozvíjejících se zemí. Náklady na povinná pojištění se diametrálně liší a podmínky účasti také. Zatímco v rámci EU existuje jednotná evropská legislativa upravující účast právě v jednom národním pojištění, s řadou rozvíjejících se ekonomik nemá ČR ani smlouvu o sociálním pojištění a může se stát, že pojistné bude placeno v obou zemích.

Ani to ale nemusí být za určitých okolností nepřekonatelnou překážkou, např. je-li zahraniční pojistné omezeno tzv. stropem, nebo je-li pojistné vyváženo nižším zdaněním (např. Rusko - pojistné se s růstem příjmu snižuje a při 13% sazbě daně pro rezidenty je celkové zatížení stále malé).

V oblasti daně z příjmu fyzických osob je nutné rozhodnout, zda bude vyslaný pracovník sám zodpovědný za své zahraniční daně, jak často musí podávat daňová přiznání, zda bude kompenzován za případnou vyšší daň hrazenou v zahraničí, či nemožnost odečíst si od základu daně v zahraničí úroky z hypotéky, nebo jak se na dani projeví, že má tři děti a manželku, která se o ně stará, apod.

Způsob platby daně v zahraničí

S touto oblastí souvisí i způsob platby daně v zahraničí - např. v Rusku lze platit daně pouze v rublech a každý vyslaný pracovník by měl mít vlastní účet, z nějž ale bude obtížněji převádět zůstatek ve směnitelné měně domů po ukončení vyslání. V Rumunsku se podávají měsíční daňová přiznání a nepodávají se roční daňová přiznání, což může ztížit a prodražit zápočet daně ve vysílající zemi.

Průzkumy ukazují, že konkrétní výše daní placených v zahraničí je ale nakonec pro vyslané pracovníky někdy méně důležitá než vyřešení praktických otázek pobytu (druh ubytování, zajištění školy pro děti, apod.). Tyto „benefity“ spojené s vysláním se mohou teritoriálně lišit, a to zejména při vysílání do rozvíjejících
se ekonomik.

Česká komunita mezi sebou v takových zemích často velmi dobře komunikuje a sdílí informace o tom, jaké benefity jsou v zemi obvyklé.

Benefity v Číně: šofér i školné

Například při vysílání do Číny je běžným benefitem poskytnutí auta s řidičem. Překvapením může být to, že pokud je zaměstnanec vyslán do center, jako je Peking nebo Šanghaj, nebývá problém ani tak s nabídkou kvalitního ubytování jako s výší nájemného, které pro manažerské pozice běžně začíná od 3 500 dolarů výše. Pokud by společnost vysílala do Číny pracovníka včetně rodiny, je také třeba včas pamatovat na zajištění místa v jedné z mezinárodních škol, jelikož počet míst je vzhledem k počtu přicházejících cizinců s rodinami poměrně omezený.

Čína je jednou z mála rozvíjejících se zemí, kde lze ubytování osvobodit od daně a nezdaněny mohou být i některé další benefity. Tím se Čína významně odlišuje například od Ruska, kde se zdaňují prakticky všechny benefity.

Konečně odměňování, určení celkové výše nákladů na vyslání a organizační otázky, jakož i otázky nástupnictví ve vyslání resp. zpětného zařazení pracovníka po návratu z vyslání jsou další oblasti, kterým by se moderní vysílací politika měla věnovat.

Vysílací politika není dogma

Vysílací politika by neměla být pro jednou a na dobro vytvořený dokument. Základní dokument je samozřejmě také potřeba, ale je dobré ho doplnit o procesy řízení a kontroly tak, aby celá vysílací agenda byla živoucím systémem schopným poskytovat finančnímu oddělení a managementu potřebné údaje, reagovat na změny a zajistit splnění cílů konkrétního vyslání.