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Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Decreto 1929
29 MAY. 2007

Por el cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario

El presidente de la República de Colombia

En uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 26 de la Ley 962 de 2005, y

Considerando:

Que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario otorga al Gobierno Nacional la facultad de reglamentar la utilización de la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura de venta.

Que el artículo 618 del Estatuto Tributario establece la factura como un documento exigible por el comprador y que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales puede requerir su exhibición en el momento que lo considere pertinente.

Que la factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos legales constituye la prueba para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables.

Que la Ley 527 de 1999 , contempla entre otros aspectos, lo relativo a la autenticidad, integridad, originalidad y conservación de documentos electrónicos.

Que la Ley 962 de 2005 , con el propósito de concretar en este instrumento el principio de neutralidad tecnológica, amplió el ámbito de utilización de la factura electrónica.

Que la factura electrónica debe facilitar las transacciones comerciales, sin perder de vista la necesidad de garantizar los derechos del consumidor, prevenir operaciones que faciliten el lavado de activos y permitir el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Decreta

ARTÍCULO 1. Definiciones. Para la aplicación e interpretación del presente decreto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

  • a) FACTURA ELECTRÓNICA: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.
  • b) OBLIGADO A FACTURAR: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarías tiene la obligación de facturar, y que tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente decreto.
  • c) ADQUIRENTE: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente decreto.
  • d) TERCERO: Es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto. En todo caso el obligado a facturar y el adquirente son los responsables frente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por las obligaciones que como tales les corresponden.
  • e) NÚMERO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización.

ARTÍCULO 2. Principios básicos de autenticidad e integridad. La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley.

El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 3. Requisitos de contenido fiscal de la factura electrónica y de las notas crédito. La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión.

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevará esta denominación, cumpliendo así el requisito del literal a) del articulo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos y condiciones que conforme con el Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999, debe cumplir dicha factura para su expedición.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997.

Parágrafo 1. Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del caso), valor unitario y valor total.

Parágrafo 2. Si hay lugar a devoluciones o rescisiones deberá emitirse la nota crédito, o efectuarse la anulación cuando se presente alguna inconsistencia, antes de ser aceptada la operación por el adquirente. Los números de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente y deberá llevarse un registro de las mismas.

ARTÍCULO 4. Requisitos de contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito. La factura electrónica y las notas crédito deberán contener dentro del formato electrónico en el que se conservan, información técnica de control referida al contenido fiscal mismo, al momento de expedición y al formato electrónico de conservación del documento, entre otros, de acuerdo con las características que establezca la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales.

ARTÍCULO 5. Exhibición de la factura electrónica. En caso de requerirse la exhibición de la factura electrónica, ésta deberá realizarse por medios y en formatos electrónicos o físicos, según lo solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entes de control, de modo que se reproduzca con exactitud y de manera comprensible la información correspondiente a los contenidos fiscal y técnico.

Parágrafo. Si la exhibición se le requiere al adquirente, puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, según se establezca previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias.

ARTÍCULO 6. Conservación de la factura electrónica. El obligado a facturar y el adquirente deberán conservar las facturas electrónicas y las notas crédito en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el mismo término de las facturas en papel. Las facturas electrónicas y las notas crédito, con su contenido fiscal y técnico, deberán ser conservadas asegurando que cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

Parágrafo. El adquirente puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, siempre y cuando se pacte previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias.

ARTÍCULO 7. Acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas. Sólo se podrá usar la factura electrónica cuando el adquirente lo haya aceptado en forma expresa. Para tal efecto deberá suscribirse de manera independiente un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, asegurando, en todo caso, que se garanticen los principios básicos enunciados en el presente Decreto.

Igualmente, en el acuerdo deberá preverse un procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados.

Podrán suscribirse acuerdos para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, una vez el obligado a facturar cumpla con las condiciones para facturar bajo esta modalidad, conforme al presente decreto y la Resolución que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sobre la materia.

El acuerdo debe ser conservado tanto por el obligado a facturar como por el adquirente y estar a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para cuando la misma lo requiera.

Parágrafo. Las empresas de servicios públicos domiciliarios deberán garantizar al usuario dentro del proceso de facturación a que se refiere este decreto, los servicios de exhibición y conservación.

ARTÍCULO 8. Control de emisión de factura electrónica. El obligado a facturar que opte por utilizar la factura electrónica, deberá informar las distintas situaciones relacionadas con el uso de la misma, tales como: inicio de operaciones bajo esta modalidad, agotamiento de numeración, contingencias, cese de esta forma de facturación, en los términos que señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ARTÍCULO 9. Obligaciones generales. Los sujetos que opten por expedir factura electrónica y los adquirentes tendrán, entre otras, las siguientes obligaciones:

  • 1. Realizar todas las actividades que permitan cumplir lo dispuesto en este Decreto.
  • 2. Tener disponibles y actualizados todos los registros en el domicilio social o asiento principal de los negocios, cuando estén obligados a llevar contabilidad.
  • 3. Registrar en la contabilidad las operaciones efectuadas electrónicamente, cuando estén obligados a llevarla.
  • 4. Exhibir y/o entregar facturas en el mismo formato en que fueron generadas y/o conservadas, sin perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado.
  • 5. Entregar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que señale esta entidad, la siguiente información:
    • 5.1. Las facturas electrónicas expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas, incluidas las anulaciones y notas crédito, cuando se trate del obligado a facturar y, las facturas electrónicas aceptadas y conservadas, cuando el adquirente pretenda soportar costos y deducciones.
    • 5.2. Las facturas expedidas, generadas y numeradas por el sistema de facturación por computador incluyendo las notas crédito y anulaciones.

ARTÍCULO 10. Exclusiones. No hay lugar a factura electrónica cuando:

  • Se expida factura de exportación,
  • Se expida factura en talonario o en papel,
  • Se expida factura por computador u otra forma de factura o documento equivalente, para ser generada y entregada directamente al adquirente de bienes y/o servicios que se entregan y/o consumen en el local, consultorio o establecimiento de comercio.

ARTÍCULO 11. Factura electrónica como soporte fiscal. La factura electrónica que cumpla los requisitos señalados en el presente decreto y sus condiciones técnicas, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones, en el impuesto sobre la renta así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.

ARTÍCULO 12. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establecerá mediante Resolución las características y contenido técnico de la factura electrónica de que trata el presente Decreto, a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del mismo.

Los contribuyentes que a la fecha de expedición del presente Decreto vienen operando en el esquema de factura electrónica establecido por el Decreto 1094 de 1996, podrán continuar utilizándolo hasta tanto la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales expida la Resolución a que hace referencia el presente artículo.

ARTÍCULO 13. Vigencia y derogatorias. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996 , sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, a los 29 MAY. 2007

ÁLVARO URIBE VÉLEZ

OSCAR IVAN ZULUAGA ESCOBAR
Ministro de Hacienda y Crédito Público

FERNANDO GRILLO RUBIANO
Director General Departamento Administrativo de la Función Pública

 

Resolución No. 14465

(28 de noviembre de 2007)

Por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, y se adecúa el sistema técnico de control.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el literal i) del artículo 19 del decreto 1071 de 1999, artículo 684-2 del Estatuto Tributario y el Decreto 1929 de 2007, y

Considerando:

Que el articulo 684-2 del Estatuto Tributario prevé que la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá prescribir para determinados contribuyentes o sectores la adopción de sistemas técnicos para el control de la actividad productora de renta.

Que el decreto 1929 del 2007 reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

Que este decreto en su artículo 1º definió la factura electrónica y estableció que la autorización de numeración de facturación que debe solicitar el obligado a facturar, corresponde a la misma autorizada para la factura por computador.

Que según el artículo 4º de la misma normativa, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales debe establecer las características y requisitos del contenido técnico de control de la factura electrónica y de las notas crédito.

Que de conformidad con el artículo 8º del mismo decreto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales debe establecer los términos en los cuales el obligado a facturar, que opte por utilizar la factura electrónica, informará a la DIAN las distintas situaciones relacionadas con el uso de la factura electrónica y demás aspectos relacionados con el ejercicio de esta modalidad, y

Que conforme al artículo 9º del Decreto 1929 de 2007, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales debe establecer el contenido y las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica de la información que los obligados que opten por facturar en forma electrónica y los adquirentes deben entregar a la Entidad,

En mérito de lo expuesto, el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

Resuelve:

Artículo 1. Ámbito de aplicación. Lo dispuesto en la presente resolución aplica:

a) Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma de factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, y

b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de facturas en otras modalidades, incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnologías de información. En este evento los contribuyentes obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas:

1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender las demás obligaciones establecidas en la resolución 03878 de 1996.
2. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control solamente en las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema de control técnico establecido para la factura por computador. En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas en la Resolución 03878 de 1996 para la factura por computador.

Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir en su totalidad lo dispuesto en la Resolución 03878 de 1996.

La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación

Artículo 2. Inicio de operaciones con factura electrónica y actualización. Las personas jurídicas, naturales y demás sujetos obligados a facturar que opten por facturar electrónicamente deberán informar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales su decisión de facturar bajo esta modalidad.

La persona natural o jurídica a través de su representante legal, deberá diligenciar y entregar el documento que para tal efecto disponga la DIAN, siempre y cuando se encuentre certificada la calidad del proceso de facturación.

En consecuencia, deberá informarse entre otros datos: el número y fecha de las certificaciones vigentes de calidad ISO 9001:2000 en el proceso de facturación, definido en el artículo 2 del Decreto 1929 de 2007, precisando los procedimientos objeto de la certificación: expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo exhibición. Si todo o parte del proceso se cumple a través de terceros, deberá especificarse adicionalmente, el nombre o razón social y NIT de la persona natural o jurídica que presta el o los servicios, indicando los procedimientos del proceso de facturación que presta por el obligado, así como los datos relativos a las respectivas certificaciones de calidad.

Cuando el obligado requiera actualizar datos relativos a la certificación de calidad y/o datos relativos a los terceros que le prestan alguno o todos los servicios relacionados con el proceso de facturación, deberá diligenciar y entregar el documento que para tal efecto disponga la DIAN.

Cuando se requiera aclarar o completar información suministrada por el obligado, la DIAN deberá requerirlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación del escrito respectivo. El solicitante deberá complementar la información dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, si no lo hace se entenderá que desiste, sin perjuicio de que el interesado pueda presentar nuevamente el informe de inicio o de actualización.

Artículo 3. Procedimiento para autorización de numeración.

1. Generalidades.

La numeración de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrónica, obedece a un sistema de numeración consecutiva autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

El obligado a facturar deberá utilizar un sistema de numeración que garantice la unicidad de la factura, el cual podrá contener prefijos alfanuméricos que le permitan diferenciar la facturación de los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios, como: la modalidad de pago, por establecimientos de comercio, por ciudad u otra forma. Cuando se utilice prefijo, el mismo formará parte del número de la factura.

Las notas crédito no requieren numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, pero en todo caso deben llevar un sistema de numeración consecutiva.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, los abonos y cargos se reflejarán en la siguiente factura. En todo caso, estas empresas deben conservar los documentos y/o registros que soportan el abono o cargo respectivo.
El procedimiento de autorización de numeración implica el diligenciamiento de una solicitud y la respectiva decisión de la DIAN.

2. Solicitud de autorización de numeración.

La persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica una vez informe su decisión en tal sentido, deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando el o los rangos a utilizar.

Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en forma electrónica, deberá utilizarse, así:

a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación.
b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición.

Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se indica en el literal b) del artículo 1º de la presente Resolución y, tenga una autorización anterior vigente, deberá informar además el rango que viene utilizando, para efectos de su inhabilitación.

Cuando el interesado requiera un nuevo rango de numeración o la habilitación de un sobrante por el vencimiento del término de dos años contados a partir de la ejecutoria de la resolución de autorización de numeración, se deberá elevar la respectiva solicitud.

Todos los obligados que opten por facturar en forma electrónica independientemente de que expidan o no factura por un sistema de facturación según se indica en el literal b) del artículo 1º de la presente resolución, deberán solicitar autorización de numeración.

En todo caso, los obligados a facturar que opten por facturar en forma electrónica, y así lo manifiesten a la DIAN, previo al inicio de la expedición de las facturas electrónicas, deberán cumplir con las características y contenido técnico establecidos en el decreto 1929 de 2007, la presente resolución y las demás que modifiquen o aclaren dicha normativa.

3. Decisión.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente o dependencia que haga sus veces, deberá resolver la solicitud de autorización de numeración dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción. Una vez vencido el término antes señalado sin que la Administración se haya pronunciado, se entenderá que opera la autorización solicitada.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de autorización de numeración para facturar electrónicamente, procede únicamente el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo, por el área de gestión y asistencia o dependencia que haga sus veces.

En las facturas expedidas deberá indicarse el número y la fecha de resolución de autorización o señalar que la administración no se pronunció en el término señalado en el inciso primero de este numeral, cuando sea el caso, y el rango de numeración consecutiva autorizada.

Artículo 4. Contenido técnico de control de la factura electrónica y de las notas crédito. El contenido técnico de control corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos), además de la clave técnica, entre otros. Esta clave será entregada por la DIAN al obligado una vez autorice la numeración para facturar en forma electrónica y en lo sucesivo cuando el obligado lo requiera.

El contenido técnico de control deberá ser incluido como un campo más dentro de las facturas electrónicas y las notas crédito asociadas a las mismas y, se deberá representar en el formato electrónico de la factura y de la nota crédito, y visualizar en su representación gráfica.

Parágrafo 1. Para los obligados que opten por el numeral 1 del literal b) del artículo primero, el número técnico de control deberá incorporarse en las facturas expedidas que comparten con la factura electrónica el procedimiento de expedición (generación y numeración).

Parágrafo 2. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, para efectos de la obtención del contenido técnico de control se tendrá en cuenta, entre otros aspectos, los datos de identificación del adquirente persona natural o jurídica, informados en los acuerdos para facturar bajo la modalidad de factura electrónica.

Parágrafo 3. El procedimiento y las especificaciones técnicas pertinentes se incorporan en el anexo 001, que forma parte integral de la presente resolución.

Artículo 5. Cese de operaciones con factura electrónica. La expedición de facturas electrónicas cesará de oficio o a solicitud de parte.

1. De oficio, en los siguientes eventos:

a) Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales verifique que la información entregada por el obligado con el fin de informar el inicio o actualización de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica no sea exacta o veraz.
b) Por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que corresponden al obligado que opte por facturar en forma electrónica conforme al Decreto 1929 de 2007, la presente Resolución y/o las normas que modifiquen o complementen dicha normativa.

En cualquiera de estos casos, la DIAN expedirá la correspondiente resolución e inhabilitará la numeración sobrante, cuando haya lugar a ello. Contra dicho acto administrativo, procede el recurso de reposición ante el área de Gestión y Asistencia o dependencia que haga sus veces, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo. Una vez ejecutoriada la resolución, quedará inhabilitada la numeración sobrante.

2. A solicitud de parte, en los siguientes casos:

a) Cuando se presenten circunstancias que impidan el uso de la factura electrónica tales como: liquidación de la persona jurídica o asimilada, fusión por absorción o fusión por creación, cuando la sociedad o sociedades absorbidas o fusionadas facturaban electrónicamente. En los eventos de escisión, cuando la sociedad que facturaba electrónicamente desaparece jurídicamente y, por cese de actividades mercantiles en forma defiNITiva, entre otros.
b) Cuando el obligado opte por no facturar electrónicamente, informando la numeración sobrante, si fuere el caso.

Para tal efecto, el interesado deberá informar el cese de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica y solicitar la inhabilitación de la numeración sobrante, cuando sea el caso.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud procede el recurso de reposición ante el área de Gestión y Asistencia o dependencia que haga sus veces, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo.

Parágrafo 1. En todos los casos en los cuales se informe una numeración sobrante, la misma será inhabilitada y por consiguiente no podrá ser usada, a más tardar desde la fecha de ejecutoria del correspondiente acto administrativo.

Parágrafo 2. Cuando el obligado cese la expedición de facturas en forma electrónica y continúe con la expedición de facturas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición, un vez ejecutoriada la resolución. Debe someterse a la normatividad que corresponda según el caso.

Artículo 6. Formas de adelantar los procedimientos. Los procedimientos de inicio, autorización de numeración y cese de operaciones con factura electrónica, se adelantarán en forma presencial o virtual cuando la DIAN lo disponga a través de sus servicios informáticos electrónicos, utilizando el mecanismo de firma amparado en certificado digital.

Artículo 7. Información a entregar en forma periódica por el obligado a facturar. El obligado que opte por facturar en forma electrónica deberá entregar de manera virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la siguiente información:

1. Consolidado mensual por adquirente. Este consolidado debe presentar totalizada la información de las operaciones realizadas con cada adquirente, cada mes calendario, diferenciado por tipo de factura, según sean electrónicas o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición, así:

a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas.
b) Valor total del IVA facturado en las facturas expedidas.

c) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas anuladas.

d) Valor total del IVA de facturas anuladas.

e) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición).

f) Valor total del IVA de facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición).

g) Cantidad y valor notas crédito.

h) Valor IVA notas crédito.

Las empresas de servicios públicos domiciliarios, informarán únicamente respecto de las facturas electrónicas por cada persona natural o jurídica con la cual hayan celebrado acuerdos para facturar en forma electrónica y no reportan información relativa a notas crédito.

La información correspondiente a este numeral, deberá entregarse conforme a las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 002, que forma parte integral de la presente Resolución.

2. Informe de acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas. Este informe debe presentar la relación de la identificación y el nombre o razón social de los adquirentes suscriptores, de los acuerdos suscritos como de los revocados, para el período informado, incluyendo la fecha de suscripción del acuerdo y la de terminación (revocación) cuando haya lugar.

Esta información deberá entregarse conforme a las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 004, que forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 8. Información a entregar por el adquirente de forma periódica. Los adquirentes a quienes previo acuerdo se les haya expedido factura electrónica, que pretendan hacer valer costos y deducciones, deberán entregar a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, un consolidado mensual por obligado a facturar, el cual deberá presentarse por cada mes calendario con la información totalizada y contener la siguiente información:

a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas que le fueron expedidas.
b) Valor total del IVA que le hubieren facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.

Parágrafo. La información a que se refiere el presente artículo deberá entregarse conforme a las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 003, que forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 9. Plazo de entrega de información. Los obligados que opten por facturar en forma electrónica así como los adquirentes que pretendan hacer valer costos y deducciones, deberán entregar la información a que se refieren los artículos anteriores, por bimestres vencidos correspondientes a los meses de: enero y febrero, marzo y abril, mayo y junio, julio y agosto, septiembre y octubre y, noviembre y diciembre, según el último dígito del NIT sin incluir el dígito de verificación, así:

1 y 2: el sexto y séptimo día hábil del mes siguiente al vencimiento del periodo, respectivamente.
3 y 4: el octavo y noveno día hábil del mes siguiente al vencimiento del período, respectivamente.
5 y 6: el décimo y decimoprimero día hábil del mes siguiente al vencimiento del período, respectivamente.
7 y 8: el decimosegundo y decimotercero día hábil del mes siguiente al vencimiento del período, respectivamente.
9 y 0: el decimocuarto y decimoquinto día hábil del mes siguiente al vencimiento del periodo, respectivamente.

Artículo 10. Información detallada. sin perjuicio de la información a reportar conforme a los artículos anteriores, la DIAN podrá requerir información detallada, por el período que determine, a un obligado o a grupos de obligados que hayan optado por facturar en forma electrónica, o a un adquirente o grupos de adquirentes que pretendan soportar costos y deducciones, así:

1) Si el informante es el obligado a facturar, deberá diferenciar el tipo de factura, según sean electrónicas o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición, así como las facturas anuladas y las expedidas con procedimientos de contingencia, informando los siguientes datos:
a) Nombres y apellidos o razón social del adquirente,
b) Tipo de documento de identificación del adquirente,
c) Número de documento de identificación del adquirente,
d) Tipo de factura (electrónica, otra modalidad, talonario en caso de contingencia)
e) Número de factura,
f) Fecha de la factura, (año, mes día, hora, minutos, segundos).
g) Valor total de la operación facturado,
h) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
i) Número de control técnico (respecto de las facturas electrónicas y las demás que compartan con la misma el procedimiento de expedición (generación- numeración), si fuera el caso).

2) Si el informante es el adquirente, deberá informar respecto de las facturas electrónicas que le hubieren expedido, la siguiente información:

a) Nombres y apellidos o razón social del vendedor del bien o servicio,
b) NIT del vendedor
c) Número de factura,
d) Fecha de la factura, (año, mes día, hora, minutos, segundos).
e) Valor total de la operación facturado,
f) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
g) Número de control técnico (respecto de las facturas electrónicas).

Parágrafo 1. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la información suministrada corresponderá únicamente a las facturas electrónicas expedidas a los adquirentes con quienes hayan suscrito acuerdos, documentos de donde se tomarán los datos de identificación del adquirente persona natural o jurídica.

Parágrafo 2. La anterior información se entregará en el formato cuyas especificaciones técnicas se incluyen en el anexo 005, que forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 11. Procedimiento para la entrega de información. El obligado que opte por facturar en forma electrónica deberá entregar en forma virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN, la información a que se refieren los artículos anteriores.

El adquirente a quien le hubieren facturado en forma electrónica, que pretenda hacer valer costos y deducciones, podrá entregar la información a que se refieren los artículos anteriores en forma virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN, en caso de poseerla a la fecha de publicación de la presente resolución, o en forma presencial en caso contrario, evento en el cual deberá llevar la información en unidades extraíbles USB.

La obligación de presentar la información correspondiente, la cumple directamente la persona natural obligada que opte por facturar en forma electrónica o el adquirente según el caso, o el representante legal de las personas jurídicas o demás entidades. La DIAN emitirá cuando sea el caso el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del informante deba cumplir la obligación de presentar la información utilizando los servicios informáticos electrónicos.

Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual, se requiere comunicación suscrita por el representante legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos.

Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma virtual, deberá acercarse a la administración o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento establecido por la DIAN para la presentación presencial.

Sin perjuicio de lo anterior, el obligado a informar deberá prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso, los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el registro único tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta asociada a la firma digital, por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información.

Parágrafo. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales modifique o adicione el contenido de la información que debe entregarse conforme a la presente resolución, lo dará a conocer a los obligados a reportar, a través de Resolución, con una antelación no inferior a tres (3) meses a la finalización del periodo respecto del cual se requiera la información.

Artículo 12. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Para efectos de la emisión del mecanismo de firma con certificado digital, deberá cumplirse previamente el siguiente procedimiento:

a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad "Informante de exógena", y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital.
b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22 "obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros".

c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres (3) días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

Parágrafo 1. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas administraciones de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.

Parágrafo 2. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.

Artículo 13. Sanciones. Cuando la información a que se refiere la presente resolución no se suministre dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el articulo 651 del Estatuto Tributario.

Artículo 14. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarías.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 28 noviembre de 2007

OSCAR FRANCO CHARRY
Director General   

 

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