Enfrentando auditorios difíciles

Facilitadores:Augusto Coello Herdocia

¿Ha estado Ud. expuesto a un período de preguntas después de haber realizado una presentación en una reunión de trabajo?, ¿Le ha tocado participar en una sorpresiva Entrevista de Prensa?, ¿Cómo manejó la situación?, ¿Cómo se sintió después de esa experiencia?, ¿Podría haberlo hecho mejor? , ¿Le gustaría conducir y utilizar eficazmente dicho período?

Los gerentes y ejecutivos, asisten a innumerables reuniones o realizan presentaciones en las cuales les toca exponerse a periodos de preguntas y respuestas que les toca coordinar o dirigir. En muchas ocasiones nos gustaría contar con ciertas habilidades para sentirnos bien y actuar bajo control de la situación.

El ejecutivo de hoy también está expuesto permanentemente a encontrarse con la prensa, que desea saber qué es lo que está ocurriendo en su empresa o en su asociación gremial o en su comunidad. Los ejecutivos, integrantes de las Gerencias de las empresas, se han convertido en verdaderos hombres públicos que deben desarrollar habilidades para enfrentar los desafíos de la comunicación.

Este seminario se creó con el propósito de fortalecer la capacidad de los principales ejecutivos de las empresas para manejar entrevistas y conferencias de prensa y períodos de preguntas y respuestas en diferentes tipos de reuniones, incluso bajo situaciones de presión.

El Seminario entrega herramientas que las personas pueden utilizar o recurrir a ellas para darle fuerza a su mensaje, construir credibilidad, compenetrarse con su audiencia, mostrar una imagen profesional y salvar los obstáculos de las preguntas difíciles generadas en una reunión de negocios o una entrevista de prensa.

El presente Seminario ayuda a los participantes a ponerse en situaciones reales cuyo propósito es el de ayudarles a comunicar con mayor confianza, disminuyendo las tensiones de exponerse a los medios de comunicación o a un auditorio difícil.


OBJETIVOS

Los principales objetivos son: Aumentar el grado de autoconfianza de los Ejecutivos para conducir y responder períodos de preguntas y respuestas. Manejar entrevistas de prensa, desarrollando el hábito de relacionarse con la prensa. Mejorar la comunicación interpersonal y presentar ideas en forma clara, efectiva, convincente y motivadora. Demostrar conocimiento y confianza. Comunicar su mensaje con seguridad, mientras se mantiene el entusiasmo y la compostura profesional. Comunicar mensajes positivos o estratégicos y preparar argumentos y evidencias que le sirvan de apoyo. Lograr mayor credibilidad.

El curso permite al participante elaborar un plan de trabajo y adquirir un compromiso personal de aplicación para mejorar sus habilidades de exposición, conducción de períodos de preguntas en reuniones de trabajo o de negocios y manejar entrevistas de prensa.


BENEFICIOS

Al término del Seminario, los participantes serán capaces de:

  • Comunicar capacidad de liderazgo para manejar situaciones que conllevan tensiones.
  • Aumentar el grado de autoconfianza y autocontrol para responder preguntas desafiantes, incluso bajo situaciones de presión.
  • Identificar las ideas estratégicas e importantes que se desean comunicar. (propias o de la organización).
  • Preparar evidencias que sirvan de apoyo a los propios argumentos.
  • Comunicar mensajes positivos, aún frente a gran presión.
  • Comunicar su mensaje con aptitud y confianza, mientras se mantiene el entusiasmo y la compostura profesional bajo presión.
  • Demostrar conocimiento.
  • Conducir períodos de Preguntas y Respuestas durante reuniones de trabajo o de negocios.
  • Manejar conferencias de prensa.
  • Desarrollar el hábito de enfrentar a la prensa.
  • Mejorar la comunicación interpersonal.
  • Presentar ideas en forma clara.
  • Demostrar carácter frente a situaciones de gran presión.

Destinado a:
Empresarios, Dirigentes Gremiales, Gerentes Generales, Gerentes, Jefes, Ejecutivos de Relaciones Públicas, Académicos y Profesionales.


METODOLOGIA

El entrenamiento es práctico y personalizado. El participante verá mejoras al comunicarse mejor, mostrar una imagen profesional y acrecentar la imagen positiva de la empresa frente al auditorio y la comunidad.

Es importante destacar que este particular Seminario Taller requiere de la dirección y participación de dos profesores: Un Profesor conductor y una Periodista Asociada, ambos con amplia experiencia en sus profesiones, lo que contribuye al logro de los beneficios propuestos.

Para obtener los resultados esperados, es necesaria la asistencia de los participantes a todas y a cada una de las sesiones programadas, pues nuestra metodología es de conocimiento acumulativo y requiere de la participación y práctica de los alumnos a lo largo de todo el curso.

Con el aprendizaje y práctica de las herramientas presentadas, el Ejecutivo logra un mayor autodominio y profesionalismo, lo que será percibido por él y los interlocutores, generando la aprobación y compromiso de éste, frente a su actuación.

La instrucción es cuidadosamente diseñada para hacer que cada parte del entrenamiento sea relevante a las necesidades cotidianas del participante y facilitar su inmediata aplicación.

El método entrega técnicas que las personas pueden utilizar o recurrir a ellas para darle fuerza a su mensaje, construir credibilidad, compenetrarse con su audiencia, mostrar una impresión profesional y salvar los obstáculos de las preguntas difíciles generadas en una reunión de negocios o en una entrevista de prensa.

El entrenamiento es práctico y personalizado. El participante verá mejoras medibles al comunicarse mejor y acrecentar la imagen positiva de la empresa frente al auditorio y la comunidad.

Duración:
El programa de este Seminario requiere de 16 horas de instrucción.


I. INTRODUCCIÓN

MODULO 1: Introducción
  • Bienvenida. Presentación de los Profesores.
  • Introducción
  • Las Reuniones Gerenciales.
  • Las Entrevistas de Prensa.
  • Las Conferencias de Prensa.
  • Importancia del Programa.
  • Obstáculos que Enfrentamos.
  • Imagen Ejecutiva.
  • Apariencia.
  • Ejercicio Práctico
    • Presentaciones Personales.


II. REUNIONES DE TRABAJO O NEGOCIOS

MÓDULO 2: El Mensaje. Cómo transmitir una información
  • Cómo y qué Información Entregar.
  • Identificación del mensaje. Propósito del mensaje.
  • Estructura del mensaje.
  • Elementos de Apoyo a la Presentación de una Idea.
  • Importancia de los Argumentos.
  • Evidencias.
  • Uso de Objetos.
  • Preparación de Ejemplos Personales y Corporativos.
  • Importancia del uso de Analogías.
  • Preparación de una Comunicación, Información o Mensaje.
  • Ejercicios prácticos.

MODULO 3: El Lenguaje Corporal
  • Desarrollo de Habilidades para dar Vida a la Lectura de un Texto Oficial de la Empresa.
  • Ejercicios de Expresión Corporal.
  • Ejercicio Práctico de Lectura.

MODULO 4: El Período de Preguntas y Respuestas
  • Conducción de un Período de Preguntas y Respuestas durante reuniones de trabajo o negocios.
  • Etapas y Proceso.
  • Planificación y preparación
  • Uso de amortiguadores.
  • Ejercicio Práctico de Aplicación del Manejo del Período de Preguntas y Respuestas.

MODULO 5: Manejo de Preguntas Desafiantes
  • Enfrentando Preguntas más difíciles.
  • Control de Actitud.
  • Formas de Contestar Preguntas Difíciles.
  • Cuando Contestar las Preguntas Difíciles.
  • Profundización Teórica y Práctica sobre Diferentes
    • Tipos de Preguntas y sus Niveles de Dificultad.
    • Preguntas Especulativas.
    • Preguntas Basadas en Información Falsa.
    • Preguntas de Elección Obligada.
    • Preguntas Truculentas.
    • Preguntas de Amplio Espectro.
  • Uso de Analogías en la Práctica.
  • Aplicación de las preguntas más difíciles durante el Período de Preguntas y Respuestas en Reuniones Gerenciales.
  • Ejercicio Práctico
    • Rueda de Preguntas y Respuestas en Reuniones Gerenciales con Entrevistas a los Participantes.

III. RELACIONANDOSE CON LA PRENSA

MODULO 6: Los Medios de Comunicación
  • Rol de los Medios de Comunicación.
  • Cómo funcionan los Medios de Comunicación.
  • La Entrevista Periodística, la Entrevista Radial y la Entrevista Televisiva.
  • Diferencias entre ellas y cómo enfrentar cada una de ellas.
  • Preparativos para las Entrevistas.
  • Elementos efectivos para una comunicación con la Prensa.
  • Creando la Noticia.
  • Oportunidad de los Comunicados de Prensa.
  • Credibilidad dentro de la Comunicación.

MODULO 7: Entrevistas de Prensa
La Estrategia Global de Comunicación de la empresa y la Estrategia de Comunicación con los medios.

1.- La Estrategia de Comunicación con la Prensa
Como la Estrategia de Comunicación con los Medios debe enmarcarse dentro de la Estrategia Global de Comunicación de la Empresa.

2.- Publicidad y Comunicación de Prensa
  • Diferencias estratégicas entre la comunicación publicitaria de la empresa y la comunicación con los periodistas (prensa).
  • Como construir una Estrategia de Comunicación periodística.
  • Entorno en el que se debe construir: La foto de la empresa.
  • Como presentar una información para que interese a los medios.
  • Comunicados de Prensa: Armas de doble filo.
  • Como prepararlos.
  • A quien enviarlos.
  • ¿Pro-actividad o reactividad?
  • ¿Cómo aumentar presencia?
  • ¿Cómo dicen que nos va? Seguimiento
  • Construir comunicación y hacer memoria


MODULO 8: Las Comunicaciones y las Situaciones de Crisis
  • Definición de Crisis
  • Anatomía de una Crisis
  • Los riesgos
  • La Imagen
  • Cualquier Emergencia es Riesgo
  • Elementos Básicos de Control
  • Programa de Crisis
  • La Emergencia
  • Entendiendo a la Prensa
  • Los Voceros y su importancia.
  • ¿Cómo se prepara la prensa y cómo deben hacerlo los Voceros?
  • ¿Cómo salir al ruedo?
  • Los SI y los NO
  • Conclusiones

MODULO 9: Actividades Prácticas – Conferencia de Prensa

1- Entrevistas periodísticas a los participantes: Cómo dar a conocer “su” noticia a los medios
  • Analizar en conjunto los resultados
  • Comprender porque el título de la información publicada podría no ser el esperado o en una nota de televisión sólo incluyen parte de sus respuestas.

2- Identificar posibles Riesgos a que podría verse enfrentada su empresa.
  • Evaluación de su nivel de Probabilidad
  • Sectores que pueden ser blancos de Amenaza
  • ¿Cómo diseñar posibles estrategias para evitarlas?
  • Imaginar la peor situación y la peor solución
  • Revisión del ejercicio haciéndose preguntas específicas

3.- Setenta recomendaciones para tratar con la prensa

MODULO 10: Resumen
  • Plan Personal de Acciones a Futuro
  • Compromisos Individuales.
  • Informe Final.
  • Resumen y Cierre del Programa.
  • Evaluación del Programa
  • Despedida y Clausura.