Grands voyageurs d’affaires : questions d’entreprise, de réglementation et de gouvernance

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Épisode 52 – Grands voyageurs d’affaires : questions d’entreprise, de réglementation et de gouvernance

Date de publication : 27 novembre 2012
Invitée : Teresa Malowany
Durée : 11:21 minutes

Dans la troisième émission de notre série « Questions concernant les grands voyageurs d’affaires », Teresa Malowany explore les risques associés aux voyages d’affaires auxquels s’exposent les entreprises et les particuliers, et les moyens de les réduire.

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Grands voyageurs d’affaires : questions d’entreprise, de réglementation et de gouvernance

Vous écoutez une nouvelle émission de La voie fiscale des Services fiscaux de PwC à l'adresse www.pwc.com/ca/lavoiefiscale. Cette série se penche sur les dossiers techniques et de gestion de première importance qui intéressent les responsables des services fiscaux les plus actifs.

Elisabeth : Bonjour, ici Elisabeth Kelle. Bienvenue à la troisième de la série de quatre baladodiffusions de PwC sur les grands voyageurs d’affaires. Nous avons avec nous aujourd’hui Teresa Malowany, première directrice à PwC qui se concentre sur les questions touchant les ressources humaines dans un contexte de mobilité internationale.

Bienvenue Teresa.

Teresa : Merci, Elisabeth.

Elisabeth : Teresa, nous avons vu dans l’émission précédente de cette série sur les grands voyageurs d’affaires que les voyageurs transfrontaliers sont devenus un sujet d’actualité et constituent désormais l’une des priorités de nombreuses entreprises et de leur conseil d’administration. Pour notre émission d’aujourd’hui sur les questions de réglementation et de gouvernance, pouvez-vous tout d’abord nous donner un aperçu des raisons pour lesquelles les entreprises devraient se préoccuper des activités de leurs voyageurs d’affaires?

Teresa : Bien sûr, Elisabeth. Du point de vue de la gouvernance d’entreprise, les entreprises ne peuvent tout simplement pas se permettre de NE PAS porter attention à leurs voyageurs d’affaires. La situation a beaucoup changé au cours de la dernière décennie, et ce que je veux dire par cela, c’est que les entreprises font aujourd’hui l’objet de beaucoup plus d’attention qu’il y a dix ans. La diminution des assiettes de revenus ainsi que l’amélioration technologique ont amélioré les capacités et suscité un comportement plus offensif du fisc partout dans le monde. Nous assistons à une activité de vérification accrue, qui donne lieu à une application plus stricte de la loi et à moins d’indulgence en ce qui a trait à la négociation d’ententes ou à l’imposition de pénalités. Les entreprises ont aussi constaté le rôle primordial des médias dans leur capacité à demeurer concurrentielles aujourd’hui dans le nouvel environnement économique. Les conseils d’administration se préoccupent donc beaucoup du risque qu’une non-conformité peut représenter pour la réputation d’une entreprise.

Elisabeth : Oui, je vois, mais j’aimerais comprendre pourquoi les voyageurs d’affaires sont devenus un tel sujet d’actualité?

Teresa : C’est une très bonne question, Elisabeth. Tout ça découle en fait de la gouvernance. Nous constatons que la responsabilité de la direction et les pratiques de gouvernance des entreprises ont beaucoup changé au cours des dix dernières années. Et c’est la même chose pour les voyageurs d’affaires. La tolérance au risque de la direction et ce qui constitue un « risque acceptable » ont aussi changé et s’ils ne l’ont pas fait, ils auraient dû le faire. Les entreprises doivent être pleinement conscientes des obligations en matière de réglementation et des risques fiscaux éventuels créés par leurs employés qui voyagent à l’échelle internationale. Cela ne veut pas dire que nos employés ne devraient pas voyager, mais simplement qu’il faut s’assurer d’avoir une politique et des procédures adéquates en place pour nous aider à suivre de près leurs activités et, par conséquent, à réduire les risques. Il n’est plus justifiable pour une entreprise aujourd’hui de courir de tels risques. Les entreprises doivent travailler avec leurs intervenants pour s’assurer qu’ils et elles comprennent les règles et sont capables de réduire les risques créés par leurs voyageurs d’affaires.

Elisabeth : Vous avez mentionné que nous devons travailler avec les « intervenants » — qui sont réellement ces intervenants clés?

Teresa : Vous savez, les intervenants clés peuvent varier, mais pour la plupart des entreprises, il s’agit des divers secteurs d’activité, les groupes d’établissement des prix de l’entreprise et des prix de transfert, les RH, la paie, les services financiers, l’observation fiscale, les fournisseurs de services de réinstallation et d’immigration et, bien sûr, les voyageurs d’affaires eux-mêmes.

Elisabeth : Et nous mentionnons toujours ces « risques ». Quels sont ces risques?

Teresa : Il y en a quelques-uns, mais disons que si je devais désigner les trois plus importants, je dirais en premier lieu, le risque de non-conformité pour l’entreprise aux règles sur l’impôt des sociétés, ce qui inclut par exemple la création involontaire d’un établissement stable (ES) dans un pays étranger. Malheureusement, un problème d’établissement stable peut facilement entraîner une vérification plus poussée et donner lieu à une dette fiscale et à l’imposition d’une pénalité et d’intérêts élevés pour non-conformité. Bien sûr, il y a aussi la question de l’observation par l’employeur des règles fiscales et des règles relatives à la paie. Comme de plus en plus d’activités sont menées outre-frontière, le fisc accorde beaucoup plus d’attention aux questions de prix de transfert et mène beaucoup plus de vérifications des prix de transfert. Deuxièmement, il y a le risque de non-conformité pour le voyageur d’affaires lui-même aux règles sur l’impôt des particuliers. En termes simples, les voyageurs d’affaires se retrouvent à devoir produire une déclaration de revenus dans le pays étranger. Le défaut de conformité à cette exigence peut donner lieu à un montant substantiel d’impôt, de pénalité et d’intérêts connexes à payer pour le particulier dans le pays étranger. Enfin, comme je l’ai mentionné précédemment, il y a toujours le risque de réputation. Le fait est que ces questions peuvent être rendues publiques et avoir des conséquences négatives.

Elisabeth : Teresa, avez-vous des suggestions de mesures que peuvent prendre les entreprises pour réduire ces risques?

Teresa : Oui. Vous savez, en pratique, la direction est responsable d’établir la gouvernance de l’entreprise, mais pour ce faire, elle doit bien comprendre les règles en matière de paie, d’immigration, de prix de transfert ainsi que les exigences de déclaration pour les entreprises et les particuliers. Il faut examiner attentivement ces règles dans tous les pays où des employés de l’entreprise vont travailler. Nous devons nous assurer que les pratiques de gouvernance d’entreprise sont en conformité avec les exigences réglementaires. En devenant responsable et maître de la situation, la direction pourra se concentrer sur les rôles et les responsabilités de chacun des intervenants. Cette mesure permettra de réduire le risque et aura ensuite pour effet d’incorporer la gouvernance d’entreprise dans la politique de l’entreprise. La direction pourra ensuite la subdiviser en parties gérables et élaborera les politiques et la procédure nécessaires pour gérer le processus. Elle établira ensuite des lignes directrices qui aideront à recueillir les données nécessaires et à subdiviser la population en fonction de la portée et de la nature de chaque voyage outre-frontière. Elle pourra ensuite évaluer les diverses exigences de conformité selon les seuils minimum fixés par l’entreprise, qui détermineront le degré acceptable de risque, puis définir certains points comme quel voyageur présente un risque élevé versus un faible risque. C’est à ce moment-là que la direction aura vraiment besoin de travailler en étroite collaboration avec tous les intervenants pour s’assurer qu’ils comprennent bien les risques qu’ils courent.

Elisabeth : Merci, Teresa. Vous avez mentionné le concept de « risque acceptable ». Qu’est-ce qu’un risque acceptable?

Teresa : Ce n’est pas nécessairement fixe, mais de façon générale, il est important que les entreprises comprennent l’ampleur du risque. Par exemple, l’impôt ainsi que la pénalité et les intérêts connexes qui leur seraient imposés le seraient tant à l’entreprise qu’au particulier. Lorsqu’elles ont compris ces risques, les entreprises peuvent commencer à établir leur niveau de « risque acceptable » dans chaque pays. Il n’y a pas de norme établie en ce qui a trait au niveau de risque acceptable. Le niveau de risque qu’une entreprise est prête à accepter, dans le pire des cas, par exemple, est plutôt établi à la discrétion des propriétaires de l’entreprise et de son conseil d’administration. La réalité est que ce niveau varie d’une entreprise à l’autre, et d’un pays à l’autre.

Elisabeth : Alors, quelles questions clés doivent se poser les entreprises concernant les voyageurs d’affaires?

Teresa : Premièrement, la direction doit vraiment savoir qui voyage, à quelle fréquence et où. C’est souvent, malheureusement, la question à laquelle les entreprises ont le plus de difficulté à répondre. PwC a un certain nombre d’outils pour aider les entreprises à explorer ces données pour que cette tâche ne semble pas si fastidieuse dès le départ. Une fois qu’on a cette information, on peut commencer à analyser les données pour déterminer quels sont les risques courus, quelle est leur importance dans chaque pays et comment celle-ci se compare avec le niveau de risque acceptable pour l’entreprise. Après avoir répondu à ces questions, les entreprises seront plus aptes à élaborer leurs politiques et leurs procédures qui les aideront à surveiller et à gérer leur population de voyageurs d’affaires qui à leur tour réduiront grandement leurs risques.

Elisabeth : Bien, cela me donne une bonne idée des exigences de gouvernance entourant les voyageurs d’affaires à l’étranger. Voici ma dernière question pour vous, Teresa : comment les entreprises font-elles pour surveiller et gérer le risque continu?

Teresa : C’est une autre bonne question et il est vrai qu’il est important de se rappeler que ce n’est pas justement le problème actuel ou unique qu’il faut résoudre. Les travailleurs frontaliers font face à un risque continu qui doit être géré. Les entreprises doivent s’assurer d’inclure dans leur processus de mis en place un plan de communication conçu pour éduquer tous les frontaliers et les intervenants. À des fins de contrôle continu, elles devraient inclure les communications utilisées dans le processus de mise en œuvre dans le processus de gouvernance annuel. Toutes les parties pourront ainsi recevoir des renseignements à jour et se conformer entièrement aux lois actuelles et ultérieures.

Elisabeth : Et que se passe-t-il pour les années antérieures, Teresa? Que doit faire une entreprise qui a été sciemment ou non en situation de non-conformité les années antérieures?

Teresa : C’est une bonne question et les entreprises me la posent souvent. La bonne nouvelle, c’est que la dernière émission de la série sur les grands voyageurs d’affaires portera sur la divulgation volontaire et répondra à toutes ces questions, alors restez à l’écoute!

Elisabeth : Bien noté, Teresa. Merci d’avoir partagé aujourd’hui avec nous vos connaissances.

Teresa : Je vous en prie, Elisabeth.

Elisabeth : Pour de plus amples renseignements sur les questions concernant les voyageurs d’affaires, veuillez nous visiter sur le site de PwC.

Le contenu de la présente émission est diffusé de manière à ce qu'il soit entendu que les auteurs et les diffuseurs ne prodiguent pas par la présente des conseils ou services juridiques, comptables, fiscaux ou d'autres professions. Les membres de l'auditoire doivent faire appel à leur conseiller professionnel pour savoir comment l'information peut s’appliquer à leur situation particulière.

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