Questions concernant les grands voyageurs d’affaires : la conformité de l’employeur et de l’employé

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Épisode 51 – Questions concernant les grands voyageurs d’affaires : la conformité de l’employeur et de l’employé

Date de publication : 20 novembre 2012
Invitée : Teresa Malowany
Durée : 13:56 minutes

Dans la deuxième émission de notre série « Questions concernant les grands voyageurs d’affaires », Teresa Malowany explique plus en détail les questions de conformité qui touchent tant l’employeur que l’employé grand voyageur d’affaires.

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Questions concernant les grands voyageurs d’affaires : la conformité de l’employeur et de l’employé

Vous écoutez une nouvelle émission de La voie fiscale des Services fiscaux de PwC à l'adresse www.pwc.com/ca/lavoiefiscale. Cette série se penche sur les dossiers techniques et de gestion de première importance qui intéressent les responsables des services fiscaux les plus actifs.

Elisabeth : Bonjour, ici Elisabeth Kelle pour la deuxième d’une série de quatre baladodiffusions de PwC sur les questions concernant les grands voyageurs d’affaires. Nous avons avec nous aujourd’hui Teresa Malowany, qui est première directrice et possède plus de onze ans d’expérience en fiscalité, avec une spécialisation dans les affectations internationales et la gestion des employés expatriés.

Bienvenue Teresa.

Teresa : Merci Elisabeth.

Elisabeth : Teresa, nous avons vu dans l’émission précédente que les entreprises étrangères qui fournissent des services au Canada ou envoient des employés pour y travailler doivent se conformer à diverses exigences relatives aux retenues à la source et à l’administration de la paie. Pour commencer, pouvez-vous nous dire ce qui a changé les dernières années et a accru l’attention portée à ce domaine?

Teresa : Bien sûr, Elisabeth. Il faut préciser que ce n’est pas la loi qui a changé dans ce domaine, mais l’attention que porte l’ARC à cet aspect. Dans le passé, la conformité n’était pas suivie systématiquement, mais la situation des vérifications de la paie a beaucoup changé au cours des dernières années. En février 2005, l’ARC a publié une circulaire d’information qui fournit des lignes directrices sur la retenue à la source et la déclaration du revenu versé à des non-résidents fournissant des services au Canada.

Par la suite, l’ARC a consacré plus de temps à faire observer la loi dans ce domaine et de nombreuses entreprises se sont fait prendre dans le cadre de diverses vérifications fiscales. Lors de ces vérifications, l’ARC a souvent demandé aux entreprises de lui remettre une liste de leurs voyageurs d’affaires. Forte de ces renseignements, l’Agence a pu découvrir les cas de non-conformité et lever les pénalités et les intérêts s’y rapportant.

Elisabeth : Les entreprises peuvent donc être désagréablement surprises si elles ne sont pas au courant de ces questions. Sur cette note, pouvez-vous nous expliquer quelles sont les exigences de retenue particulières à l’article 105 du Règlement de l’impôt sur le revenu (le Règlement 105)?

Teresa : Le Règlement 105 précisément traite aussi bien des paiements faits que des personnes (comme des sous-traitants) qu’à des entreprises non-résidentes. En vertu de ce Règlement, toute personne qui paie des honoraires, des commissions ou autres montants à un non-résident pour des services rendus au Canada doit retenir un impôt de 15 % et le verser à l’ARC. C’est ce qu’on appelle la « retenue du Règlement 105 ». Cette retenue est obligatoire même si le revenu lui-même est exempté d’impôt en vertu d’une convention fiscale que le Canada peut avoir conclue avec un autre pays.

Elisabeth : Pour approfondir cette question de retenue, que se passe-t-il si les paiements à un non-résident se rapportent à des services rendus au Canada et également dans un autre pays, est-ce que la retenue du Règlement 105 doit s’appliquer au montant total du paiement?

Teresa : Non, la retenue du Règlement 105 ne s’applique qu’à la partie des services qui a été effectuée au Canada. Si on ne sait pas quelle proportion des services a été effectuée à l’étranger, on doit appliquer la retenue de 15 % au montant total.

Elisabeth : Existe-t-il un quelconque allégement de la retenue du Règlement 105?

Teresa : En effet, l’ARC peut accorder une dispense de paiement ou réduire le montant de la retenue si un non-résident peut prouver que le revenu est exempté d’impôt en vertu d’une convention fiscale ou que la retenue exigée est supérieure à sa dette fiscale finale. Il faut préciser que le Canada ne renonce pas à son droit à la retenue du Règlement 105 au moyen des conventions fiscales, mais plutôt au moyen du processus de dispense. Si une convention fiscale s’applique, alors le payeur ou le bénéficiaire peut présenter une demande de dérogation à l’ARC afin de réduire la retenue d’impôt, mais cette demande doit être approuvée à l’avance par l’ARC.

Elisabeth : Je comprends, Teresa, qu’il existe donc deux types différents de dispenses pour obtenir la diminution ou la dispense de paiement de la retenue à la source en vertu du Règlement 105.

Teresa : C’est exact, Elisabeth. La première est une dispense fondée sur une convention. Dans ce cas, les résidents des pays qui ont une convention fiscale avec le Canada peuvent produire une demande de dispense auprès de l’ARC pour réduire la retenue d’impôt à payer en vertu d’une convention fiscale. Toutefois, si le revenu imposable au Canada est inférieur à 5 000 $, un non-résident peut présenter une demande de dispense, même si il ou elle vient d’un pays qui n’a pas de convention fiscale avec le Canada. Le deuxième type est une dispense fondée sur les revenus et les dépenses. Dans ce cas, les non-résidents qui ne sont pas admissibles à demander une dispense de l’application du Règlement 105 en vertu d’une convention fiscale peuvent présenter une demande de diminution de la retenue du Règlement 105 fondée sur un état de leurs revenus et dépenses liés aux services fournis au Canada. Ainsi, un non-résident peut demander la déduction de ses dépenses de son revenu de source canadienne et l’imposition du revenu net à des taux d’imposition progressifs plutôt que la retenue fixe de 15 %. Il s’agit d’une estimation de la dette fiscale éventuelle du non-résident au Canada au moment de la demande. L’ARC examinera la demande de dispense et le caractère raisonnable des dépenses demandées, et elle déterminera si le non-résident est admissible à une diminution de l’impôt retenu à la source selon sa demande de dispense. Ce processus n’enlève pas l’obligation de produire une déclaration de revenus au Canada. Par conséquent, les non-résidents doivent produire une déclaration de revenus, que la demande de dispense soit approuvée ou refusée.

Elisabeth : Pouvez-vous nous dire quelles sont les obligations d’un payeur?

Teresa : Un payeur doit retenir et verser l’impôt en vertu du Règlement 105 ainsi que déclarer les paiements et les retenues dans un feuillet de renseignements T4A-NR. Tous les montants retenus des paiements doivent être versés au Receveur général au plus tard le 15 du mois suivant. Le feuillet T4A-NR et la déclaration de renseignements doivent parvenir à l’ARC au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivante.

Elisabeth : Teresa, que ce passe-t-il si un payeur ne retient pas le montant d’impôt exigé?

Teresa : Si un payeur ne retient pas le montant exigé au Règlement 105, il ou elle peut être tenu responsable de payer le montant entier ainsi que les intérêts et les pénalités.

Elisabeth : Merci pour ces éclaircissements sur l’application du Règlement 105. J’aimerais que nous abordions maintenant l’article 102 du Règlement (ou Règlement 102). Quelles sont exactement les retenues d’impôt qui s’appliquent aux employés non-résidents?

Teresa : En application du paragraphe 153(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et du Règlement 102, les employeurs sont tenus de retenir et de verser l’impôt sur le revenu, ainsi que les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations d’assurance-emploi (AE) pour chacun de leurs employés. Comme il était mentionné dans l’émission précédente, les obligations de retenue et de versement de l’impôt, et de déclaration de la paie s’appliquent dès le premier jour de travail.

Elisabeth : Cela s’applique-t-il aux entreprises non-résidentes du Canada?

Teresa : C’est une bonne question, Elisabeth. La réponse est oui et c’est le cœur du problème, car de nombreux employeurs étrangers ne sont pas au courant de ces obligations. Les exigences de retenue du Règlement 102 s’appliquent à tous les employeurs résidents et non résidents qui ont des employés au Canada. Les employés non-résidents du Canada qui fournissent des services au Canada sont assujettis aux mêmes obligations de retenue, de versement et de déclaration que les employés résidents du Canada.

Elisabeth : Et est-ce qu’une convention fiscale offre un certain allégement?

Teresa : Comme nous en avons parlé pour le Règlement 105, le Canada ne renonce pas à son droit de retenir l’impôt au moyen des conventions fiscales, mais plutôt au moyen du processus de dispense. Même si le pays de l’employé non-résident a conclu une convention fiscale avec le Canada, l’employeur doit retenir et verser les retenues à la source, sauf s’il a présenté et fait approuver par l’ARC une demande de dérogation pour diminuer la retenue.

Elisabeth : La convention fiscale Canada-États-Unis offre donc encore un allégement fiscal?

Teresa : C’est exact, une dispense de l’application du Règlement 102 sera accordée à un employé qui est résident américain s’il satisfait à l’une ou l’autre des conditions suivantes :

  • sa rémunération imposable au Canada pour les services fournis dans le cadre de son emploi au Canada ne dépasse pas 10 000 $ pour l’année civile;
  • l’employé n’est pas présent au Canada pour une période de plus de 183 jours au cours de toute période de 12 mois commençant ou se terminant dans l’année, et la rémunération n’est pas payée au nom d’une personne ou par une personne qui est résidente du Canada, ni fournie par un établissement stable au Canada.

L’employeur d’un employé résident américain qui fournit des services au Canada et dont le revenu est inférieur à 10 000 $ peut, avec le consentement de l’employé, produire un formulaire R102-J. Il s’agit d’un formulaire rempli conjointement par l’employeur et l’employé.

Elisabeth: Qu’arrive-t-il si, ce qui est peut-être plus courant, le revenu d’un employé résident américain qui fournit des services au Canda dépasse 10 000 $ ?

Teresa : Dans ce cas, en présumant qu’il est exonéré en application de la convention fiscale Canada-États-Unis, l’employé non-résident peut demander une dispense pour diminuer l’impôt retenu à la source en produisant le formulaire R102-R auprès de l’ARC 30 jours avant la fourniture des services d’emploi au Canada ou avant le versement du premier paiement. La demande de dispense doit être approuvée par l’ARC avant qu’une retenue d’impôt ne soit réduite, car elle ne s’applique pas rétroactivement. Après l’approbation de la demande de dispense, l’employeur peut réduire la retenue du Règlement 102 et les versements au Canada.

Elisabeth : Teresa, pouvez-vous nous dire quelles sont les obligations de déclaration d’un employeur non-résident dont l’ARC a approuvé la demande de dispense pour diminuer l’impôt retenu à la source?

Teresa : Quelle que soit l’admissibilité à l’allégement prévu par la convention fiscale, les exigences de conformité en matière de retenues à la source et de déclaration demeurent les mêmes. L’employeur non-résident doit produire les feuillets T4 et produire un formulaire T4 Sommaire pour déclarer tous les montants payés à ses employés, qu’il ait obtenu une dispense ou non de l’ARC. Les feuillets et le Sommaire T4 doivent aussi être produits auprès de l’ARC au plus tard le dernier jour du moins de février de l’année suivante. Les employés, qu’ils soient résidents ou non-résidents, doivent aussi recevoir [note : on devrait entendre ici « produire »] une copie de leur feuillet T4 au plus tard le dernier jour du mois de février.

Elisabeth : Est-ce que cela veut dire que l’employé non-résident qui est exempté d’impôt en vertu de la convention doit produire une déclaration de revenus au Canada?

Teresa : L’ARC a déclaré qu’un employé non-résident n’est pas tenu de produire une déclaration de revenus au Canada si il ou elle n’a aucun impôt à payer cette année-là. Ainsi, si un particulier a seulement un revenu exonéré en vertu de la convention et que sa demande de dispense a été approuvée par l’ARC et n’a, par conséquent, aucun impôt à payer, alors ce particulier ne devrait pas avoir à produire une déclaration de revenus au Canada.

Elisabeth : Alors, Teresa, dans le pire des scénarios, que se passe-t-il si l’employeur ne fait pas la retenue à la source et n’a pas de dispense approuvée par l’ARC?

Teresa : Si un employeur, qu’il soit résident ou non-résident du Canada, néglige de déduire et de verser un montant exigé en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et du Règlement 102, il peut être tenu responsable de payer le montant total ainsi que les intérêts et les pénalités s’y rapportant.

Elisabeth: Y a-t-il quelque chose qui peut aider les employeurs non-résidents à se conformer aux obligations de retenue à la source et de déclaration au Canada ?

Teresa : Certaines mesures s’offrent aux employeurs :

  • premièrement, s’assurer que leurs employés tiennent le compte de leurs heures de travail au Canada pour pouvoir identifier les employés qui ont des obligations fiscales au Canada;
  • deuxièmement, Mettre en place un système de paie parallèle officiel au Canada qui facilitera la conformité avec les obligations de retenue à la source, de versement et de déclaration;
  • identifier les employés qui seront exonérés au Canada en vertu d’une convention fiscale afin de produire les demandes de dispense à l’avance;
  • aider les employés à produire leur déclaration de revenus au Canada;
  • et finalement, envoyer les employés au Canada dans le cadre d’une convention de détachement.

Les entreprises devaient aussi voir ce qu’elles peuvent faire pour les années antérieures. La dernière émission de cette série, qui porte sur le programme des divulgations volontaires de ARC, traitera de ce sujet.

Elisabeth : Merci, Teresa, pour cette discussion détaillée des Règlements 105 et 102.

Teresa : Je vous en prie, Elisabeth.

Elisabeth : Les coordonnées de Teresa figurent dans le site Web des baladodiffusions de PwC.

Le contenu de la présente émission est diffusé de manière à ce qu'il soit entendu que les auteurs et les diffuseurs ne prodiguent pas par la présente des conseils ou services juridiques, comptables, fiscaux ou d'autres professions. Les membres de l'auditoire doivent faire appel à leur conseiller professionnel pour savoir comment l'information peut s’appliquer à leur situation particulière.

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