Échanges commerciaux : Deidre Hayes aborde la conformité des contrôles à l’exportation de votre entreprise

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Épisode 28 : Échanges commerciaux : Deidre Hayes aborde la conformité des contrôles à l’exportation de votre entreprise

Date de publication : 31 août 2010
Invitée : Deirdre Hayes
Durée : 16:34 minutes

Les contrôles à l'exportation du Canada ont une incidence sur la circulation de certaines marchandises et technologies, selon leur nature et leur destination. L'exportation de marchandises provenant des États-Unis exige une licence d'exportation. La conformité peut faire l'objet de vérifications menées par l'administration fiscale, et la non-observation des règles peut entraîner de lourdes pénalités, voire même la cessation des activités. Il est essentiel que la direction et le personnel de tous les secteurs, mais surtout de la gestion des risques, de la logistique et du contentieux, connaissent bien les règles et veillent à ce qu'elles soient observées.

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Encadrement des échanges commerciaux. Deirdre Hayes vient nous parler de la façon pour votre entreprise de gérer l’observation des contrôles à l’exportation

Vous écoutez une nouvelle émission de La voie fiscale des Services fiscaux de PwC à l'adresse www.pwc.com/ca/taxtracks. Cette série aborde les questions techniques et les problèmes de gestion les plus pressants de l'heure pour les responsables des services fiscaux qui ont un emploi du temps chargé.

Gerry Lewandowski : Nous recevons aujourd’hui Deirdre Hayes, un membre chevronné de l’équipe des Services commerciaux de PwC à Toronto. Deirdre est chez PwC depuis 10 ans et elle conseille les entreprises dans la mise en place de procédés de contrôles à l’exportation conformément aux règlements en vigueur dans plusieurs pays et qui tiennent compte des exigences imposées au Canada, aux États-Unis, dans l’Union européenne et en Asie.

Elle se joint à nous aujourd’hui pour nous expliquer quand et pourquoi on doit tenir compte des règlements sur les contrôles à l’exportation et discuter de certains problèmes liés à la mise en place de procédés de contrôles à l’exportation.

Merci de vous joindre à nous, Deidre.

Deirdre : Tout le plaisir est pour moi, Gerry.

Gerry : Bon, commençons par le commencement… quels contrôles à l’exportation sont appliqués au Canada et quand devrions-nous nous préoccuper de leurs répercussions sur une entreprise?

Deirdre : Si le Canada a mis en place de tels contrôles, c’est que, comme d’autres pays, y compris les États-Unis, notre pays a des obligations internationales de réglementer et d’empêcher la circulation de certaines marchandises et technologies. Le Canada a mis en place deux types de contrôles à l’exportation : les contrôles à l’exportation des marchandises selon leur destination et les contrôles à l’exportation des marchandises selon leur usage ou leur usage potentiel.

Nos contrôles à l’exportation visent les marchandises et la technologie – les marchandises comprennent les produits physiques tandis que la technologie couvre les données et l’assistance techniques. Pour ce qui est du contrôle selon la destination, trois pays font actuellement partie de la liste de contrôle du Canada : la Corée du Nord, le Myanmar ou la Birmanie, et le Bélarus. Il y a aussi les pays sanctionnés, qui sont au nombre je crois d’une douzaine ou d’une quinzaine, parmi lesquels figurent l’Iran, le Zimbabwe et la Syrie. Dans le cas de ces pays, l’exportateur doit contacter le ministère des Affaires étrangères avant d’accepter toute commande d’exportation de marchandises.

Pour ce qui est du contrôle des marchandises selon leur usage ou leur usage potentiel, le Canada tient une liste exhaustive des contrôles à l’exportation qui s’appliquent à sept grandes catégories de produits, aussi bien à des marchandises qu’à des technologies, qui font l’objet d’un contrôle lorsqu’ils sont destinés à l’exportation. Et, sauf exception ou suspension du contrôle, il faudra obtenir une licence d’exportation pour pouvoir exporter ces marchandises et technologies du Canada.

En plus du contrôle des marchandises selon leur destination et leur usage, un exportateur doit savoir que toute marchandise d’origine américaine qui est exportée à nouveau du Canada exigera aussi une licence d’exportation. Et en plus d’exiger une licence, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international pourrait aussi vous demander, comme exportateur, d’obtenir une autorisation de réexportation de la part du gouvernement américain avant de pouvoir vous émettre une licence d’exportation. Il faut donc que les exportateurs canadiens sachent que la réglementation américaine des contrôles à l’exportation a une portée extraterritoriale et qu’elle s’appliquera donc à toute marchandise ou à toute technologie provenant des États-Unis, même après qu’elle a été exportée des États-Unis.

Gerry : Deirdre, dites-nous, qu’arrive-t-il à une entreprise qui n’observe pas les règlements sur les contrôles à l’exportation?  Est-ce que l’observation est facile?

Deirdre : En partant, je dirais qu’il est assez facile d’observer les règlements. Mais il faut d’abord comprendre les procédés et les procédures à mettre en place à cette fin. Et il faut aussi savoir que tous ces procédés et procédures auront des répercussions sur le fonctionnement quotidien de votre entreprise, mais d’une façon positive.

Pour ce qui est des conséquences…et bien, je vous dirais qu’un certain nombre de pénalités différentes sont prévues. Si nous parlons de sanctions monétaires, disons qu’un exportateur peut se retrouver avec une amende minimum de 25 000 $. Dans certaines circonstances, il pourra même devoir purger une peine de 12 mois à 10 ans de prison pour un acte criminel. Et il faut ajouter que les dirigeants et les administrateurs de la société seront aussi tenus responsables.

En plus de ces pénalités, qui sont administrées par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, il y a aussi les pénalités additionnelles que l’Agence des services frontaliers du Canada – ou ASFC – peut imposer dans le cadre de son Régime de sanctions administratives pécuniaires, connu sous le nom de RSAP.

Si on fait abstraction des pénalités monétaires, la non-observation peut aussi signifier fréquemment que l’Agence des services frontaliers du Canada surveillera votre entreprise de plus près, ce qui risque d’entraîner des retards de livraison. Et vous savez fort bien que si vous n’êtes pas en mesure de livrer les marchandises à votre client, vous vous exposez à des pénalités pour inexécution du contrat. Et vous risquez aussi de voir votre nom à la une d’un grand quotidien comme La Presse, par exemple. Personne ne veut faire les machettes pour n’avoir pas respecté les contrôles à l’exportation.

En définitive, je pense que ce qui est pire peut-être que n’importe quelle pénalité dont nous venons de parler, c’est que la non-observation peut vous obliger à cesser vos activités jusqu’à ce que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, par l’entremise de l’ASFC voire même de la GRC, mette définitivement la clé dans la porte en cas de violation grave de la législation sur les contrôles à l’exportation. C’est un coup fatal pour l’avenir financier et la réputation de votre société.

Gerry : Les entreprises devraient-elles devenir plus proactives quand elles évaluent si elles sont assujetties à ces règlements ou devraient-elles adopter une attitude « attentiste »?  Le gouvernement procède-t-il à des vérifications sur les contrôles à l’exportation?

Deirdre : Oui, le gouvernement effectue des vérifications sur les contrôles à l’exportation. Celles-ci  relèvent généralement de l’Agence des services frontaliers du Canada ou parfois peut-être du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Il ne faut pas oublier que ces règlements ont toujours été en place. Le problème, je pense, c’est simplement que, dans le passé, le ministère n’a peut-être pas sensibilisé les entreprises aux règlements, ou encore qu’il ne les a pas appliqués de façon aussi rigoureuse qu’il l’aurait peut-être souhaité.

Ce que nous observons depuis peu, au ministère, ce sont les nouvelles ressources en gestion de l’application des règlements qu’il a mises en place. Et nous observons aussi des efforts renouvelés de la part du ministère pour collaborer, disons, activement avec les entreprises pour essayer de les rendre conformes. Mais elles sont aussi surveillées de plus près.

Et il n’y a pas que le ministère des Affaires étrangères et l’Agence des services frontaliers du Canada qui resserrent leur surveillance. Les Américains font de même. Plus particulièrement, nous observons une  collaboration plus étroite entre l’agence américaine responsable des douanes et de l’immigration, appelée ICE, et l’Agence des services frontaliers au Canada.

Avec le temps, je pense qu’il vaut mieux être plus proactif parce que si vous découvrez un problème  avant que le ministère des Affaires étrangères ou l’Agence des services frontaliers du Canada ou la GRC frappe à votre porte, vous pouvez vous prévaloir de la politique de divulgation volontaire du ministère ce qui vous évitera d’être assujetti aux pénalités les plus sévères. Mais si c’est le ministère qui découvre le problème, vous pouvez probablement être assuré de vous voir imposer des pénalités plus lourdes.

Gerry : Deidre, parlons maintenant des politiques et des procédures qui entourent les contrôles à l’exportation…Quelles sont les questions et les considérations inhérentes à la mise en place d’une structure pour gérer l’observation aux règlements sur les contrôles à l’exportation? Qui, dans l’entreprise, devrait être responsable de l’observation aux contrôles à l’exportation?

Deirdre : Premièrement, en ce qui a trait à la responsabilité, je pense que chaque employé de l’entreprise devrait être responsable de s’assurer que celle-ci respecte ses obligations en matière de contrôles à l’exportation. Et je pense que chaque employé a la responsabilité de s’en assurer dans son secteur. Toutefois, ce sont généralement le service de la gestion des risques, le service de la logistique ou le contentieux qui assument le plus souvent cette responsabilité.

En ce qui a trait à l’élaboration d’un programme efficace de politique et de procédures de contrôle, je pense que le secret de la réussite réside dans la préparation, dès le départ, d’une série d’instructions claires pour chaque étape des opérations qui seront effectuées dans votre entreprise, depuis le moment où la marchandise est enregistrée pour la première fois dans votre système d’entrée des commandes jusqu’à celui où elle quitte l’entrepôt.

En général, je crois que l’élaboration d’une politique de gestion claire fait partie de ces types de questions et de considérations à prendre en compte quand vous mettez en place une procédure d’observation. Vous devriez aussi déterminer à qui vous allez confier cette responsabilité. Assurez-vous que vos marchandises sont classées correctement et j’entends par là que leur classement est conforme à la liste des marchandises d’exportation contrôlée, pour voir si elles sont bel et bien contrôlées et si vous avez besoin d’une licence d’exportation. Examinez le traitement de vos commandes. Regardez la composition de votre clientèle. Faites-vous affaire avec des sous-traitants? Avez-vous des employés étrangers qui pourraient, par exemple, causer des problèmes en aval plus tard? Examinez vos transferts de données techniques, parce que, rappelez-vous, les contrôles à l’exportation s’appliquent aussi bien aux marchandises qu’à la technologie.

Alors, transférez-vous des données qui devraient être contrôlées avec une licence? Effectuez-vous d’autres formes d’exportation? Par exemple, une personne envoie-t-elle régulièrement des données techniques par courriel ou exporte-t-elle des modèles de démonstration? Avez-vous un mécanisme de notification de la direction en cas d’augmentation des violations possibles de la réglementation et les employés sont-ils à l’aise avec ce mécanisme? Faites-vous de la formation? Tenez-vous des dossiers? Vous devriez aussi procéder à une vérification interne, peut-être deux à trois fois par année, et peut-être quelqu’un devrait-il aussi vérifier les procédures en place pour s’assurer que tout le monde les applique correctement.

Gerry : De nombreuses sociétés au Canada font de l’exportation aux États-Unis ou de l’importation des États-Unis, alors quels aspects des contrôles à l’exportation doivent être pris en considération quand on fait affaire avec les Américains?

Deirdre : Bien sûr, l’intégration de l’industrie canadienne et américaine pose des problèmes particuliers aux exportateurs canadiens. Comme nous l’avons déjà mentionné, toute marchandise d’origine américaine qui est exportée dans un pays autre que les États-Unis exige une licence d’exportation

Vous devez aussi vous rappeler, comme on l’a dit plus tôt, que le ministère des Affaires étrangères pourrait vous demander d’obtenir une autorisation de réexportation additionnelle des autorités américaines. Et le ministère ne vous émettra peut-être pas de licence d’exportation tant que vous n’aurez pas reçu cette autorisation. Or, elle n’est pas très facile à obtenir quand ce n’est carrément pas possible, dans certains cas.

Selon moi, il est également impératif que les exportateurs canadiens soient conscients du fait que les États-Unis considèrent que leurs lois sur les contrôles à l’exportation ont une portée extraterritoriale et qu’ils continueront de les appliquer même après que les marchandises sont exportées des États-Unis. Par exemple, si un exportateur canadien exporte des marchandises d’origine américaine du Canada – même s’il respecte la loi canadienne et demande une licence d’exportation canadienne – dans certaines circonstances, il pourrait néanmoins contrevenir aux contrôles à l’exportation américains. Si c’est le cas, certaines pénalités pourraient lui être imposées, comme celle de voir son nom inscrit sur la liste des parties refusées (c’est de que l’on appelle les « denied parties » aux États-Unis ») de sorte qu’il lui serait incapable d’obtenir des marchandises ou de la technologie américaines dans le futur.

Les sociétés canadiennes devraient également porter une attention particulière aux exigences américaines qui visent le matériel de défense ou les marchandises contrôlées en vertu de la loi américaine sur le trafic international d’armes, que l’on appelle la loi ITAR.

L’accès au Canada aux marchandises contrôlées en vertu de la loi ITAR est limité aux personnes inscrites auprès de la Direction des marchandises contrôlées. Pour être inscrite, une société doit à l’avance nommer un représentant désigné qui sera responsable, entre autres choses, des évaluations de sécurité des employés. Les demandeurs doivent aussi soumettre un plan de sécurité qui décrit comment elles s’assureront que seules les personnes inscrites ont accès aux marchandises contrôlées.

Si je me fie à notre expérience, nous avons constaté que toute société canadienne qui souhaite conclure un contrat de défense avec les États-Unis devrait être inscrite au Programme de marchandises contrôlées avant même de conclure ou même d’envisager de conclure un tel contrat parce que la plupart des sociétés américaines voudront d’abord vérifier si vous êtes bel et bien inscrit au Programme de marchandises contrôlées et elles voudront souvent aussi prendre connaissance de vos plans de sécurité et de votre programme d’observation.

Gerry : Pour terminer, Deirdre, discutons de la façon dont vous-même et votre équipe pouvez aider une société à évaluer son degré d’observation des règlements sur les contrôles à l’exportation au Canada.  Est-ce que l’on devrait consulter un avocat?

Deirdre : En réalité, vous ne devriez consulter un avocat que si vous avez identifié une violation aux règlements canadiens sur les contrôles à l’exportation. Aussi, si vous êtes un exportateur et que vous faites appel à nos services pour des questions de contrôles à l’exportation, à moins d’avoir identifié un problème d’observation à vos actuels contrôles à l’exportation, je ne vois pas la nécessité de faire appel à un avocat à ce moment-ci. Les avocats font un excellent travail en ce qui a trait aux contrôles à l’exportation, mais ce qu’ils font généralement le mieux, c’est interpréter les règlements et  vous dire ce que vous devriez faire. La différence entre les avocats et nous, c’est que même si nous interprétons aussi les règlements, nous vous aiderons à les mettre en application et à assurer qu’ils sont opérationnels pour votre entreprise. De plus, nous pouvons montrer aux entreprises comment elles peuvent maintenir leur observation de la réglementation.

Nous avons ce que l’on appelle un service d’observation « mur à mur ». Nous faisons tout, depuis un examen initial détaillé de l’entreprise où nous identifions les exigences que vous devez respecter en matière d’observation des contrôles à l’exportation et où nous évaluons votre situation actuelle jusqu’au classement de vos marchandises et à l’examen des classifications que vous avez vous-mêmes faites de vos marchandises. Nous avons notre propre équipe d’ingénieurs spécialisés dans divers domaines qui ont classé des marchandises dans le passé pour d’autres sociétés appartenant à divers secteurs d’activité, depuis l’informatique jusqu’à l’industrie chimique en passant par le nucléaire. Nous possédons donc une vaste expertise dans ce domaine. Nous avons aussi élaboré des programmes d’observation pour certains clients, incluant la rédaction d’instructions détaillées et nous offrons également des services de formation et de soutien, un service de dépannage et une foire aux questions.

Comme les cabinets d’avocats, nous offrons aussi des services de divulgation volontaire. Ainsi, si vous constatez une violation de la réglementation, nous pouvons vous aider à préparer une divulgation volontaire et à la soumettre au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. À l’échelle mondiale, nous pouvons compter sur la présence d’une équipe sur les contrôles à l’exportation dans nos bureaux situés dans des pays de l’Union européenne, en Asie, aux États-Unis et au Canada. Nous possédons donc une très vaste expérience de la réglementation ainsi que de son interaction avec celle d’autres pays.

Gerry: Je tiens à remercier Deirdre Hayes de nous avoir fait part de son point de vue sur la gestion de l’observation des contrôles à l’exportation dans les entreprises. Si vous voulez d’autres informations sur les services fiscaux de PwC, allez à pwc.com/ca/indirecttax.

Merci d'avoir écouté notre émission de la Voie fiscale à l'adresse www.pwc.com/ca/taxtracks.

Le contenu de la présente émission est diffusé de manière à ce qu'il soit entendu que les auteurs et les diffuseurs ne prodiguent pas par la présente des conseils ou services juridiques, comptables, fiscaux ou d'autres professions. Les membres de l'auditoire doivent faire appel à leurs conseillers professionnels pour savoir comment l'information peut s’appliquer à leur situation particulière..

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