Confier en sous-traitance les fonctions de conformité fiscale et la gestion de la conformité internationale – le point de vue de Betty Ann Jarrett

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Épisode 27 : Confier en sous-traitance les fonctions de conformité fiscale et la gestion de la conformité internationale – le point de vue de Betty Ann Jarrett

Date de publication : 17 août 2010
Invitée : Betty Ann Jarrett
Durée : 11:35 minutes

Confier en sous-traitance et en co-traitance des fonctions de conformité fiscale ici ou à l’étranger peut représenter une façon de libérer des ressources internationales limitées tout en continuant à combler les attentes et a assurer le contrôle des coûts. Ces sont des caractéristiques souhaitables en période de gel d’embauche et de pressions budgétaires. Appliquant son expérience au sein du groupe des services de conformité internationale de PwC, Betty Ann Jarrett décrit différents types d’arrangements et en souligne les principales composantes, incluant la portée de ces arrangements, la technologie et les services de dépannage.

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Confier en sous-traitance les fonctions de conformité fiscale et la gestion de la conformité internationale – le point de vue de Betty Ann Jarrett

Vous écoutez une nouvelle émission de La voie fiscale des Services fiscaux de PwC à l'adresse pwc.com/ca/lavoiefiscale. Cette série aborde les questions techniques et les problèmes de gestion les plus pressants de l'heure pour les responsables des services fiscaux qui ont un emploi du temps chargé.

Gerry Lewandowski : Nous sommes aujourd’hui avec Betty Ann Jarrett, leader du groupe des services de conformité internationale de PwC Canada. Betty Ann est chez PwC Canada depuis plus de 20 ans où, entre autres, elle conseille les entreprises canadiennes sur diverses questions de conformité fiscale, incluant la sous-traitance des fonctions de conformité fiscale au Canada et à l’étranger. Betty Ann nous fera part de son point de vue et de ses expériences auprès des directeurs de la fiscalité dans la gestion des exigences réglementaires et de conformité fiscale internationales.

Merci de vous joindre à nous, Betty Ann.

Betty Ann : Tout le plaisir est pour moi, Gerry.

Gerry : Comme vous le savez, Betty Ann, la conjoncture économique difficile que nous connaissons, combinée à une réglementation plus stricte et à un accroissement des risques ont contribué à placer les directeurs fiscaux dans une situation difficile où ils doivent composer avec des budgets serrés, une pénurie de ressources et des attentes plus grandes de la part des dirigeants au sujet du rendement de la fonction fiscale. Ces directeurs fiscaux ont besoin de répit. Alors, depuis de nombreuses années, pour tenter de régler certain de ces problèmes, on confie diverses responsabilités de la fonction fiscale en sous-traitance.

Premièrement, est-ce le bon moment pour les directeurs fiscaux d’envisager de confier à des sous-traitants certaines responsabilités de la fonction fiscale et si oui, quels sont les avantages et les désavantages de cette solution?

Betty Ann : Oui, Gerry, c’est le bon moment de le faire.

La sous-traitance et la co-traitance sont généralement reconnues comme des façons de réduire les coûts et de faire des économies. Alors, avec la période économique difficile que nous traversons, je pense que ces pratiques deviendront encore plus intéressantes pour les directeurs fiscaux aux prises avec des restrictions budgétaires et un gel de l’embauche.

Comme, les projecteurs sont de plus en plus braqués sur la conformité fiscale, la sous-traitance est souvent la seule façon pour les directeurs fiscaux de respecter leurs obligations de conformité parce que les coûts et les risques inhérents au fait de traiter des exigences de plus en plus grandes uniquement avec des ressources à l’interne peuvent être prohibitifs.

Plus important encore, l’une des pires choses qu’un directeur fiscal puisse faire à ce moment-ci, c’est de limiter ses consultations avec des conseillers externes…si le service de fiscalité est débordé et qu’il compte déjà sur des conseillers externes pour combler les lacunes, la décision réduire le recours à ces personnes témoigne certainement d’un manque de vision et risque de poser des problèmes à court et à moyen terme.

La sous-traitance de la conformité fiscale présente plusieurs avantages.

  • Premièrement, plutôt que crouler sous des charges de travail de conformité trop lourdes, les ressources internes limitées peuvent mettre l’accent sur la planification fiscale et autres activités à valeur ajoutée qui contribueront à réduire les impôts à payer et les taux effectifs d’imposition.
  • Deuxièmement, la sous-traitance permet d’avoir accès à des ressources bien formées dans n’importe quel pays où vous faites des affaires – pour une conformité exacte et à temps – sans qu’il soit nécessaire d’embaucher, de former et de payer des gens à temps plein sur place. C’est une façon pour le directeur fiscal de faire face aux contraintes de personnel en cette période de gel de l’embauche.
  • Troisièmement, la sous-traitance encourage les idées innovatrices et le partage des meilleures pratiques parce qu’on jette un regard neuf sur les mêmes problèmes.

Mais la sous-traitance peut poser des défis. Par exemple, elle ne sera peut-être pas réalisable si le budget de consultation a été coupé de façon radicale. Parfois aussi, on pourrait avoir l’impression de perdre le contrôle sur certains procédés fiscaux si la fonction fiscale interne n’y participe pas. Mais ce sont des problèmes que l’on peut régler par des arrangements flexibles avec le sous-traitant.

Finalement, le sous-traitant ne connaît peut-être pas suffisamment la société ou encore le secteur dans lequel elle évolue ….. Mais on peut souvent régler le problème par la formation et l’utilisation d’une équipe de sous-traitants d’expérience.

Gerry : Quels services de la fonction fiscale sont habituellement confiés en sous-traitance?

Betty Ann : La plupart des grandes sociétés canadiennes confient déjà en sous-traitance certaines de leurs activités de la fonction fiscale.

Je vous énumère certaines des obligations de conformité qui sont habituellement confiées en sous-traitance :

  • la préparation ou l’examen des déclarations de revenus des sociétés, incluant les déclarations canadiennes, mais le plus souvent, les déclarations pour les pays étrangers où la société fait des affaires
  • la conformité de la réglementation sur la taxe de vente et la TVA
  • le service de la paie
  • les états financiers à produire avec la déclaration de revenus dans certains pays étrangers
  • la préparation des provisions d’impôt
  • la documentation des prix de transfert.

Parmi les autres fonctions qui peuvent être confiées en sous-traitance, mentionnons la conformité au Canada des sociétés étrangères affiliées (je veux dire la préparation des formulaires T1134) et le calcul du surplus, le soutien aux activités et le contrôle diligent ainsi que la gestion des affectations d’employés clés à l’étranger.

Il ne faut jamais oublier qu’une entente de sous-traitance est flexible et qu’elle peut être adaptée aux besoins et objectifs de votre entreprise. Par exemple, les Services de conformité internationale de PwC offrent des solutions extrêmement souples, tant pour les administrations qui sont couvertes que pour la gamme des services disponibles. Il ne s’agit pas d’une solution « universelle » qui s’applique à tous.

Gerry : Betty Ann, à votre avis, comme un directeur fiscal peut-il conserver le contrôle sur les procédés de la fonction fiscale qui sont confiés en sous-traitance? Y a-t-il rupture dans la communication si la conformité fiscale et la planification fiscale relèvent de parties différentes?

Betty Ann : Je dirais que le sujet de la sous-traitance suscite une crainte naturelle chez les directeurs fiscaux, qui craignent la perte de certaines connaissances et expériences. Le degré de contrôle qu’un directeur fiscal préférerait exercer sur certains procédés fiscaux pourra varier.

En ce qui a trait à la conformité fiscale, je vous soumets quelques suggestions :

  • n’envisager la co-traitance que si une partie de la fonction de conformité est confiée en sous-traitance…par exemple, certaines entités seulement dans des pays donnés.
  • la co-traitance pourrait signifier un partage du sous-traitant, si le conseiller externe assume une partie de la fonction de conformité, par exemple en période de pointe ou pour respecter une échéance
  • avec la co-traitance de la fonction de conformité fiscale, le directeur fiscal peut maintenir la fonction d’examen à l’interne et ne confier en sous-traitance que la fonction de préparation, ou vice-versa
  • mais plus important encore, divers modèles de co-traitance avec des conseillers externes accordent aux services de fiscalité de l’entreprise le répit dont ils ont tant besoin, en particulier pendant la saison de pointe ou dans des domaines où leurs compétences ne sont pas aussi poussées…..et en même temps, ils permettent à la fonction fiscale de conserver un certain degré de contrôle et de participation au produit final.

Gerry : Quels sont les défis qui se posent à un directeur fiscal quand il fait affaire avec des sous-traitants?

Betty Ann : Il y a un certain nombre de questions à prendre en considération.

  • L’un des éléments clés réside dans la connaissance de la portée de l’entente de sous-traitance et du traitement des problèmes de surcharge du projet. C’est principalement une question de communication et de flexibilité. Les conditions de l’entente de sous-traitance avec le fournisseur externe doivent être décrites avec précision, y compris les conditions et le niveau du service. Cependant, l’entente doit aussi être suffisamment souple pour pouvoir être modifiée, sur une base régulière ou ponctuelle, pour tenir compte des réalités du monde des affaires.
  • Le soutien technologique représente aussi une considération importante et essentielle au succès de nombreuses ententes de sous-traitance….en particulier si elles exigent un niveau élevé de communication entre la société et le sous-traitant.
  • Finalement, il y a la question des services de dépannage et de gestion des exceptions avec la direction – Même avec les meilleures ententes de sous-traitance, on peut avoir des problèmes de prestation de services; et il est important de comprendre le processus de communication et de résolution dès le début de la relation. L’approche des services de conformité internationale de PwC est unique, avec son rôle de gestionnaire de la relation client, qui cordonne le contrat de conformité internationale, qui assure que le service est fourni, qui dépanne en cas de problème et qui constitue un point de contact unique pour les directeurs fiscaux.

Gerry : Dites-nous, Betty Ann, d’après votre expérience, quelles seraient les caractéristiques d’une relation de sous-traitance réussie entre un directeur fiscal ou une fonction fiscale et un fournisseur de services externe?

Betty Ann : De nombreuses ententes de sous-traitance ne sont pas à la hauteur de ce l’on attendait dès le départ.  Cependant, d’après mon expérience, les caractéristiques d’une relation de sous-traitance réussie reflètent souvent les caractéristiques d’une relation client/conseiller réussie. Je pense aux caractéristiques suivantes :

  • une solide relation de travail qui repose sur la confiance, la coopération et une communication ouverte; 
  • une bonne connaissance des attentes et de la proposition de valeur tant pour l’entreprise que pour le sous-traitant, incluant des procédés clairs de gestion des exceptions avec la direction et de résolution des problèmes;
  • un sous-traitant qui apporte une valeur ajoutée à la fonction fiscale, pour son expertise, son point de vue nouveau et ses approches inédites des problèmes;
  • finalement, un barème d’honoraires qui est innovateur et souple pour répondre aux besoins changeants de la société.

Gerry : En terminant, comment une société devrait-elle commencer à envisager de confier en sous-traitance ses obligations de conformité fiscale?

Betty Ann : La décision de confier en sous-traitance certains éléments ou la totalité de la fonction de conformité fiscale internationale est souvent très difficile à prendre. Le choix du sous-traitant peut aussi être très délicat. PwC possède une vaste expérience de ces questions et a mis au point un outil à l’intention des entreprises pour les aider à gérer une « offre de service de conformité internationale ». On y traite des sujets suivants :

  • premièrement, comment établir vos besoins et vos objectifs;
  • deuxièmement, le processus d’offre de services et les meilleurs pratiques;
  • ensuite, la demande d’offre de services elle-même – incluant la portée des services, la stratégie de tarification, les renseignements qui seront mis à la disposition des sous-traitants, et le rôle de la technologie;
  • également, la détermination des produits livrables; et
  • le choix du sous-traitant et la constitution d’une équipe de transition.

Cet outil est fort utile pour les entreprises qui pourraient envisager de confier en sous-traitance certaines ou la totalité de leurs obligations de conformité internationale.

Gerry : Je tiens à remercier Betty Ann Jarrett de nous avoir fait part de son point de vue sur la sous-traitance de la fonction de conformité fiscale et la gestion de la conformité internationale. Si vous voulez d’autres informations sur les services de conformité internationale de PwC, allez à pwc.com/ca/tmas.

Merci d'avoir écouté notre émission de la Voie fiscale à l'adresse www.pwc.com/ca/fr/tax/podcast.

Le contenu de la présente émission est diffusé de manière à ce qu'il soit entendu que les auteurs et les diffuseurs ne prodiguent pas par la présente des conseils ou services juridiques, comptables, fiscaux ou d'autres professions. Les membres de l'auditoire doivent faire appel à leurs conseillers professionnels pour savoir comment l'information peut s’appliquer à leur situation particulière.

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