Sur l'efficacité de la fonction fiscale avec John Gotts : l'importance de la gestion de données dans la fonction fiscale

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Épisode 20 : Sur l'efficacité de la fonction fiscale avec John Gotts : l'importance de la gestion de données dans la fonction fiscale

Date de publication : 4 mai 2010
Invité : John Gotts
Durée : 10:35 minutes

Dans cette émission, John Gotts de PwC souligne l'importance d'une gestion adéquate des données dans la conception et la mise en œuvre des solutions provenant de fournisseurs indépendants.

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Sur l'efficacité de la fonction fiscale avec John Gotts : l'importance de la gestion de données dans la fonction fiscale

Vous écoutez une nouvelle émission de La voie fiscale des Services fiscaux de PwC à l'adresse www.pwc.com/ca/taxtracks. Cette série aborde les questions techniques et les problèmes de gestion les plus pressants de l'heure pour les responsables des services fiscaux qui ont un emploi du temps chargé.

Gerry Lewandowski : Nous accueillons avec nous aujourd'hui John Gotts, un associé du groupe des services de gestion et de comptabilisation des impôts de PwC à Toronto et leader national de l'efficacité de la fonction fiscale de PwC du Canada. John est chez PwC depuis un certain nombre d'années et il a travaillé avec de nombreuses entreprises canadiennes dans la prestation de différentes solutions en vue d'améliorer la gouvernance et la gestion de la fonction fiscale. Nous avons le plaisir de nous entretenir avec lui aujourd'hui. Il nous fera part de son expérience et il abordera l'importance de la gestion de données dans la fonction fiscale.

À l'émission no 6 de La Voie fiscale, nous avons abordé l'importance des investissements technologiques dans le but d'améliorer la gestion de la fonction fiscale. Nous y avons discuté de l'intégration des technologies existantes, de la correction des feuilles de calcul et du rôle de la fiscalité dans la mise en œuvre des technologies stratégiques. Un élément crucial de la réussite d'une plateforme technologique pour la fonction fiscale repose sur l'amélioration de la valeur des données qui sont à la disposition de la fonction fiscale. C'est là le thème de notre émission aujourd'hui.

Merci d'avoir accepté notre invitation John.

John : De rien, tout le plaisir est pour moi!

Gerry : John, d'après votre expérience, comment se fait-il qu'une bonne gestion de données soit si importante pour la réussite de la fonction fiscale?

John : Des données de qualité sont indispensables à la fonction fiscale tout au long du cycle de vie de l'information fiscale.

Elles prennent à leur charge tous les livrables de la fonction fiscale : la comptabilisation des impôts, l'observation des règles fiscales, la planification fiscale et même l'opposition à une vérification.

Lorsque la qualité des données et leur accès représentent des défis importants, la gestion de données constitue la principale priorité à court terme. Tous les investissements consentis dans les ressources humaines, les procédés et la technologie sont vulnérables en cas de mauvaise gestion des données. L'accès à de l'information de qualité peut aider la fonction fiscale dans ce que j'appelle le ciblage des éléments de valeur. Ce sont les éléments sur lesquels la fonction fiscale peut centrer ses efforts de façon à réduire au minimum la charge fiscale totale grâce à la planification fiscale pour l'exercice en cours et les années ultérieures.

Gerry : Vous avez parlé du cycle de vie de l'information, de quoi s'agit-il et quelle est son incidence sur la fonction fiscale?

John : L'intérêt du cycle de vie de l'information dépasse largement la fonction fiscale, mais disons que chacun de ses éléments a une incidence différente sur la fiscalité.

Le cycle de vie de l'information comporte quatre étapes – la création, le soutien, l'analyse et les rapports ainsi que la rétention et le retrait. Ces noms sont assez explicites, mais je donnerai quelques exemples plus loin. Nous sommes d'avis que l'information peut être « sensibilisée » aux données fiscales à différentes étapes de son cycle de vie. L'objectif de la sensibilisation aux données fiscales est de faire en sorte que l'information servant à constituer les états financiers d'une organisation serve aussi à la création des produits livrables des services fiscaux avec un minimum d'efforts.

Par exemple, l'étape de la création comprend le plus souvent des données créées dans le cadre d'une opération commerciale qui sont habituellement prises en charge dans les systèmes électroniques par un ensemble de « données de référence », soit des numéros de compte, des unités commerciales, des entités juridiques, des codes de pays, etc. Les données de référence mettent les données en contexte et facilitent leur compréhension. Si elles sont bien définies, elles peuvent même contribuer à simplifier et à faciliter le traitement automatique des écarts entre les données comptables et les données fiscales.

La phase de création est la phase la plus cruciale pour la fiscalité puisqu'elle est à l'origine de la qualité des données et qu'elle a une incidence sur la facilité avec laquelle l'information peut être extraite du système. Par le passé, il était très rare que les équipes des Services fiscaux soient mises à contribution dans ces procédés.

La phase de l'analyse et des rapports est celle où la fiscalité intervient le plus souvent dans le cycle de vie de l'information. Le degré de précision de l'extraction des données peut avoir un impact considérable sur la qualité et la quantité des traitements que doit apporter la fiscalité aux données. Par exemple, les données sont-elles extraites du système source, où il y a de nombreux renseignements détaillés, ou du système de consolidation financière où les renseignements sont moins détaillés? La plupart des organisations utilisent déjà les outils de veille économique, comme ceux de Business Objects ou de Cognos. Toutefois, ces outils sont rarement utilisés avec efficacité, et la fonction fiscale ignore même parfois leur existence.

Gerry : Quels sont les principaux défis à relever et que peuvent faire les responsables de la fiscalité pour améliorer la qualité des données utilisées par la fonction fiscale?

John : Le principal défi que doit relever la fonction fiscale est le fait qu'elle se considère la plupart du temps comme une consommatrice de données, et donc qu'elle accepte de travailler avec les données telles qu'elles lui parviennent, peu importe leur format. Les méthodes de collecte sont le plus souvent manuelles et d'importants traitements et de lourds procédés de validation sont nécessaires pour que les données répondent à ses besoins. C'est un travail qui est très long et fastidieux pour le personnel qui est déjà surchargé. Bien souvent, les responsables de la fiscalité ne savent pas quoi faire alors qu'il suffit que la fiscalité commence à jouer un rôle actif dans la gestion de données.

Gerry : Pour une meilleure gestion des données destinées à la fonction fiscale, que doivent faire les responsables des services fiscaux à l'endroit de leurs autres collègues dans l'entreprise?

John : Comme j'ai déjà dit, la fiscalité doit jouer un rôle actif dans la gestion des données de l'ensemble de l'entreprise.

Pour cela il faut établir des liens avec les collègues des autres services, comme les TI, les finances et les unités commerciales et participer très tôt aux projets de technologie et de données pour s'assurer que la voix des services fiscaux est entendue. Les défis de la gestion de données ne se régleront pas tout seuls. Nous suggérons fortement que les services fiscaux soient présents aux comités de direction. Par exemple, s'il y a une mise à niveau ou des changements apportés au progiciel de gestion intégré (PGI) ou aux systèmes de consolidation financière, ce sera une excellente occasion d'y participer.

Les services fiscaux doivent également envisager d'affecter des ressources à ces projets ou de compléter la composition de leur équipe par des fournisseurs indépendants. Si vous n'avez pas d'expérience dans la réalisation de ces projets, il est utile de s'adjoindre un conseiller stratégique. Il est trop facile de s'arrêter au premier obstacle, ou de se contenter d'une promesse : « Oui, oui, nous allons nous en occuper ». Si on ne connaît pas bien le système, il est difficile d'argumenter sur cette réponse. Il est souvent nécessaire de faire un peu de sensibilisation pour que les autres parties intéressées apprécient la valeur des changements proposés pour les besoins des services fiscaux. Il est souvent plus facile d'obtenir l'accord de tous lorsque les changements proposés viennent s'ajouter à un autre projet s'appliquant à l'ensemble de l'entreprise.

Gerry : J'ai bien l'impression que c'est peut-être beaucoup demander à un responsable de la fiscalité qui doit déjà relever de nombreux défis. Comment les responsables de la fiscalité doivent-ils s'y prendre?

John : C'est une excellente question. La première chose à faire c'est de concevoir un plan et d'apporter des changements en suivant une approche modulaire. Il est vraiment important que le plan soit écrit. Il doit comprendre des projets et des étapes clés. Fondamentalement, ce plan doit être perçu comme une stratégie en matière de technologies fiscales.

Le mieux c'est de commencer par l'évaluation de votre situation actuelle. Il importe de se poser des questions comme celles-ci : Quels sont les défis auxquels nous sommes confrontés? Quelles sont les parties intéressées qui nous fournissent l'information ou à qui nous fournissons l'information? Quels sont les procédés qui occupent la plus grande partie de notre temps ou qui représentent le risque le plus élevé? Quels outils sont à notre disposition?

Vous devez alors en faire votre plan directeur dans la poursuite de vos objectifs. Servez-vous-en pour déterminer jusqu'où vous voulez aller.

Concentrez-vous sur les fruits les plus faciles à cueillir, ceux qui donnent les plus gros résultats avec un minimum d'efforts. Par exemple, serait-il possible d'ajouter un ou deux comptes au plan comptable pour vous faire gagner du temps dans la collecte d'information, comme les frais de repas et de divertissement?  Avez-vous accès à des outils de veille économique que vous pourriez commencer à utiliser au sein de la fonction fiscale?

Si vous rencontrez de la résistance, pensez aux avantages que ces personnes peuvent en tirer. Par exemple, les équipes des finances sont toujours prêtes à accélérer le travail de clôture de l'exercice. L'expérience montre que les équipes des finances sont prêtes à changer leurs méthodes de travail si on peut faire la démonstration que ces changements auront comme résultat de permettre la clôture plus rapide de l'exercice et la réduction des risques du processus comptable.

Gerry : En terminant John, qu'est-ce que vous et votre équipe pouvez faire à PwC pour aider les responsables de la fiscalité dans le rôle important qu'ils doivent jouer dans la gestion des données?

John : Notre équipe offre une vaste gamme de services que nous pouvons adapter aux besoins propres à une entreprise. Notre engagement peut prendre la forme de conseils ou d'un soutien ponctuel, ou encore donner lieu à une participation directe dans la mise en œuvre d'une feuille de route détaillée.

Notre équipe de services de PGI et de données aux services fiscaux fait partie de l'équipe de l'efficacité de la fonction fiscale, et les personnes qui travaillent dans ce domaine se spécialisent dans les projets de gestion de données.

Les projets auxquels ils travaillent le plus souvent comprennent :

  • la conception d'une stratégie en matière de technologie fiscale;
  • la sensibilisation du PGI et des systèmes de consolidation fiscale aux données fiscales;
  • l'automatisation de la collecte de données, de l'acheminement du travail et de l'ensemble de la gestion des documents en vue de soutenir la comptabilisation des impôts et l'observation des règles fiscales;
  • la simplification de la feuille de calcul;
  • la recension des exigences et la structuration de solutions de présentation de l'information fiscale; et
  • la mise en œuvre de l'archivage des données et de solutions de rétention.

Notre approche repose sur une vision très holistique de la gestion de données. Les projets de gestion de données entraîneront des changements chez les gens ainsi que dans les procédés et aux données. Nous mettrons à contribution les pratiques de premier ordre que nous avons acquises dans d'autres grandes organisations, mais surtout, nos équipes pourront combler le fossé communicationnel pouvant exister dans une organisation entre les parties intéressées.

Gerry : Merci de nous avoir fait part de vos réflexions, John. Pour en savoir davantage sur l'utilisation de la technologie à l'appui de la fonction fiscale, visitez notre page au pwc.com/ca/fr/tax-management-accounting/index.jhtml.

Merci d'avoir écouté notre émission de la voie fiscale à l'adresse www.pwc.com/ca/lavoiefiscale.

 

Le contenu de la présente émission est diffusé de manière à ce qu'il soit entendu que les auteurs et les diffuseurs ne prodiguent pas par la présente des conseils ou services juridiques, comptables, fiscaux ou d'autres professions. Les membres de l'auditoire doivent faire appel à leurs conseillers professionnels pour savoir comment l'information peut s’appliquer à leur situation particulière.

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La série de baladodiffusions La voie fiscale offre aux responsables de services fiscaux des commentaires succincts et pertinents sur des questions d'ordre technique, politique et administratif grâce à des entrevues avec des fiscalistes de premier plan de PwC.