Belastingcontrole

De belastingdienst voert controles uit en hanteert daarbij verschillende controletechnieken. De stichting belastingaccountsbureau is in de praktijk belast met belastingcontroles bij ondernemers.

Een veel voorkomende vorm van een boekenonderzoek is het volledig onderzoek. Bij dit onderzoek worden alle aspecten van de aangiften van de afgelopen vijf jaar gecontroleerd. In de praktijk richt de controleur zich bij een volledig onderzoek voornamelijk op het laatste jaar waarover de aangifte is ingediend. Van de onderwerpen die in het 'controlejaar' tot geschilpunten leiden, zal hij nagaan hoe deze in de voorgaande jaren zijn verwerkt. Tegenwoordig richt de belastingdienst zich daarnaast steeds vaker ook op het lopende jaar.

Een andere vorm is het deelonderzoek. De controleur geeft hierbij uitdrukkelijk aan welke specifieke onderwerpen hij in zijn onderzoek zal betrekken. Ten slotte bestaat nog een derden onderzoek. Bij dit onderzoek gaat het niet om de eigen belastingplicht, maar om die van een ander. De controleur verifieert gegevens die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing van een derde.

Voor de ondernemer is het van belang te weten op welke belasting(en) het onderzoek betrekking heeft, welke onderwerpen daarbij aan de orde komen en welke jaren in het onderzoek worden betrokken. Deze aspecten zijn niet alleen van belang voor het lopende onderzoek, maar ook voor toekomstige onderzoeken en discussies met de belastingdienst. Als de controleur een onderwerp eenmaal heeft onderzocht en daarbij geen correcties heeft aangebracht, mag de belastingdienst in de toekomst - in de regel - niet alsnog een correctie toepassen. Daarom is het van belang dat de controleur wordt verzocht schriftelijk vast te leggen wat het doel en de reikwijdte van het onderzoek is.

De ondernemer is verplicht om boeken en bescheiden die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing ter inzage te verstrekken. Ook gegevens die op andere gegevensdragers zijn vastgelegd, zoals diskettes, microfilm, computers en dergelijke vallen onder de inzageplicht. Deze fiscale inzageplicht gaat ver. De controleur dient aan te geven welke informatie hij nodig heeft. Voor belastingdoeleinden hoeft de ondernemer boeken en andere gegevensdragers niet langer dan tien jaren te bewaren.

Naast de verplichting tot het geven van inzage, is de ondernemer gehouden de controleur gegevens en inlichtingen te verstrekken. Het verstrekken van inzage en het geven van inlichtingen hoeft alleen als daarnaar wordt gevraagd. De controleur dient aan te geven welke informatie hij nodig heeft. De gevraagde informatie dient duidelijk, stellig, zonder voorbehoud en binnen een redelijke termijn te worden verstrekt. De ondernemer is niet verplicht spontaan inzage te verstrekken of inlichtingen te verschaffen.

Het is van groot belang dat een ondernemer zijn rechten en plichten kent. Indien niet aan verplichtingen wordt voldaan kan dit de positie ernstig aantasten. In het uiterste geval kan dit zelfs leiden tot een strafrechtelijke vervolging. Bij twijfel of u aan een verzoek van de controleur moet voldoen, is het raadzaam een deskundige in te schakelen.

Het openingsgesprek is richtinggevend voor het verdere verloop van de controle. De controleur zal algemene vragen stellen over het bedrijf en over bijzonderheden die hem tijdens zijn voorbereiding zijn opgevallen. Het openingsgesprek is vaak het eerste persoonlijk contact met de controleur.

Tips bij een belastingcontrole

De eerste tip is dat een ondernemer op een correcte manier dient mee te werken met een belastingcontrole. De medewerkers van het Belastingaccountantsbureau doen uiteraard gewoon hun werk en zijn daartoe gerechtigd door de wet. In de Algemene Landsverordening Landsbelastingen zijn onder meer deze bevoegdheden opgenomen. Uiteraard gelden hierbij ook grenzen aan de bevoegdheid van het Belastingaccountantsbureau.

In de praktijk kan soms het gedrag van het Belastingaccountantsbureau intimiderend overkomen. Zoals het dreigen met strafrechtelijke vervolging of druk uitoefenen om voor akkoord te tekenen dat de belastingdienst aanslagen mag opleggen als de wettelijke termijnen al zijn verstreken. Een tweede tip is dan ook om in een vroeg stadium een belastingadviseur in te schakelen. Een professional kan dan de belangen van de ondernemer behartigen jegens de andere professionals van het Belastingaccountantsbureau.

Voorts is het raadzaam om één contactpersoon van het bedrijf aan te wijzen. De meest aangewezen persoon is een lid van het management. Als alternatief kan een belastingadviseur als contactpersoon optreden.
Het is van belang om de werknemers op de hoogte te stellen van het onderzoek. Zij kunnen dan worden geïnformeerd dat zij in principe niet mogen reageren op vragen van de controleur. Bij vragen kunnen zij de controleur verwijzen naar de contactpersoon.

Indien een controleur zich meldt voor een onderzoek, vraag hem of haar dan naar zijn identiteitsbewijs voordat het onderzoek begint. Een reden hiervoor is dat voorkomen moet worden dat onbevoegden in de administratie gaan snuffelen.
Aan de controleur kan worden gevraagd om voordat het onderzoek start, schriftelijk vast te leggen welke belastingen, specifieke onderwerpen en perioden in het onderzoek worden betrokken.
Geef de controleur een werkruimte waarin naast kantoormeubilair en een telefoon geen andere zaken aanwezig zijn. Een werkplek in het archief of de directiekamer komt derhalve niet in aanmerking. Vermijdt dat de controleur zelfstandig door het bedrijf loopt en contacten legt met de medewerkers. Geef hem bijvoorbeeld een thermoskan koffie of thee zodat hij geen gebruik hoeft te maken van de koffieautomaat.
Bereid een kennismakingsbijeenkomst voor waarin informatie over het bedrijf wordt gegeven. Geef een uiteenzetting van de structuur en opzet van de administratie, in het bijzonder waar deze elektronisch wordt gevoerd.

Vraag de controleur welke documenten hij nodig heeft. Zorg ervoor dat alle relevante documenten beschikbaar zijn en dat ze in de kamer zijn waar de controleur het onderzoek gaat uitvoeren. Verzoek de controleur zijn vragen zoveel mogelijk schriftelijk te stellen, waarna periodiek (bijvoorbeeld aan het einde van de dag) een gesprek zal plaatsvinden tussen de controleur en de contactpersoon. Vertel de controleur met wie hij contact kan opnemen indien hij kopieën van bepaalde documenten nodig heeft. Laat de kopieën in drievoud maken. Eén kopie voor het bedrijf, één voor de belastingdienst en één voor de belastingadviseur.
Tot slot is het aan te bevelen om de belastingadviseur bij het hele traject van het boekenonderzoek te betrekken. Zo kan de ondernemer professioneel optreden ten opzichte van de professionals van het Belastingaccountantsbureau.