面對經濟不景氣，企業如何管理資遣裁員流程

金融海嘯及全球經濟不景氣，使企業的經營益加艱辛。面對著業績大幅下滑、訂單不足、產能利用率下降、前景堪憂等問題，無不費盡心思想辦法降低管銷費用，合理化經營成本，使企業可以挺過這個難關。¬為精簡人事成本，從剛開始聽到的多為減薪、減少工時、無薪休假、鼓勵優退、凍結招募等，到陸續有些企業以資遣裁員因應經濟危機，甚至現在看到的是標竿企業紛紛裁員，浪潮席捲全球。理應為企業最後手段的資遣裁員，似乎已經變得司空見慣了，而上班族們見面的寒暄問候語也在不知不覺中變成了「你們公司最近有聽說要裁員嗎？預計裁多少人呢？」

當企業為了整體的利益與續存的價值，使裁員不得不成為企業生存的必要之惡時，企業應該如何操作、善後，以及如何重新凝聚向心力，甚至是將負面影響降到最低，使資遣裁員順利進行又不至於引發另一場危機，正考驗了企業經營者與人力資源工作者的智慧。同時，進行人員資遣時，在勞動基準法及大量解僱勞工保護法的保護下，合法乃最低要求。然而，在合法的基礎上做到合情、合理，讓過程處理更形精緻，而非冷酷無情，是協助企業經營者進行裁員的人力資源從業人員需要深思熟慮的議題。

資遣裁員，不只是一項決定、一個單一事件，而是必須事先規劃，需要將眾多複雜的內外部因素列入考慮的一個過程。資遣裁員管理過程可分成下列四個步驟進行。也因為它的複雜與敏感，處理時需佐以更圓融的技巧和藝術，以及人性與同理心的考量，絶不可以掉以輕心。

步驟一是在裁員前應思考是否有其他取代資遣裁員的替代方案。藉由裁員降低薪資、福利及其他人事相關費用等顯性支出的同時，企業亦蒙受了投入在被資遣員工身上的招募成本、訓練成本及因為資遣所產生的經濟補償之損失，因此是否能藉由裁員而降低人力成本，又到底能降低多少，程度依企業而異。再者，因應不景氣而裁員，亦有可能因為經濟危機提前結束，使企業為了在最短時間內找到可以立即上手的足夠人力而付出更高的成本。既然裁員的主要目的是為了降低人力成本，依每個企業面臨的不同情況，建議先思考是否可以透過其他方式，如無薪休假、共享工作等達成目的。裁員只是其中一個選項，企業應該仔細評估分析其利弊後再做決定，不要輕易動用這個最後手段，只求短期帳面好看的裁員，未來可能需要花更多的時間與金錢來收拾殘局。

步驟二是成立由跨法律、人力資源、財務、公關、經營幕僚等部門之專業人員所組成的核心小組，共同參與規劃資遣裁員策略與執行計畫。同時，這個核心小組在未來也將扮演危機處理小組的角色，需要對裁員可能衍生之各項問題取得共識，以因應可能發生的突發狀況。其實，進行資遣裁員時最關鍵的問題在於採取什麼樣的策略與計畫，這比是否裁員更為重要。為了確保執行細節的完整度，甚至在程序、對象、標準合法的基礎上，再追求考量到情感面的精緻度，有些企業會跟外部顧問及相關專家們合作，透過內、外部專家的交流，研擬一套可以將負面影響最小化的裁員策略與執行計畫。

此外，組織內部的動盪勢必會伴隨裁員而來，只是影響幅度不同，所以在規劃裁員策略的同時也應一併規劃溝通策略。當資遣裁員為企業經營上不得不採取的手段，本是無可厚非，但資遣裁員行為之所以會演變成另一場危機事件常是因為過程中的溝通失誤導致負面情緒及衝突擴大所造成。溝通永遠不嫌多，與其讓謠言凌駕於事實，不如以誠實、具同理心的態度與員工、第一線主管及相關人員進行溝通和情緒疏導，並從中蒐集員工之疑問與回應。企業的狀況不佳，員工心裡大概有個譜，企業若能誠懇以對，使員工有被尊重的感覺，讓裁員決定能被多數員工所接受，將是左右資遣裁員行動是否能平和完成的關鍵之一。同時，在現今這個媒體為王的時代，除了進行內部溝通，也要同步進行輿論管理，以避免不當的輿論所帶來的更大傷害。

步驟三是在正式進行資遣裁員前要妥善規劃細部準備工作，包含設計資遣補償方案，規劃裁員當日的操作流程，準備資遣相關文件，及進行主管訓練。惟有妥善的規劃和精確地執行計畫，才能將企業及被資遣員工雙方的傷害降到最低。企業在支付被資遣員工符合法令標準的資遣費外，在預算許可下，企業應盡可能在財務上及精神上給予更多的關懷與支持，提供更優渥的資遣費和其他經濟補償，甚至員工轉就業輔導及心理諮商，藉此不僅較容易讓被資遣的員工接受，也會讓外界對企業持正面評價。此外，進行資遣通知的地點、時間及參與人員的選擇，都要事先安排。相關文件也要一次備妥，讓被資遣員工能在第一時間內瞭解並確認各項權益，也避免重回辦公室時的再次摩擦或感傷。

裁員之前，還有另一個攸關資遣通知說明順利與否的關鍵性活動需要進行，亦即對主管進行培訓。身處第一線面對員工的主管，企業需要提供足夠的資訊讓主管瞭解裁員決定背後的原因和整個情況，以協助公司向被資遣員工解釋情形、澄清疑點，並且訓練主管了解員工在不同情緒反應背後更深層的情感和動機，又該如何回應。去年底曾經有份某公司指導管理階層如何正確實施裁員的機密文檔外流，姑且不去探討文件外流的正當性，這份文件傳達了企業希望透過一套標準化、或是說更貼近人性的教戰手冊提醒主管們要將心比心，顧及被資遣員工的自尊心，並給予適度協助。

步驟四為安撫留任員工。適當對待被資遣員工很重要，但留任員工的反應與士氣也很重要，因此如何重新凝聚留任員工向心力及穩定其焦慮不安的情緒，為資遣裁員後所面臨的最重要課題。無論資遣裁員動作做得何等精緻，傷害還是難以避免，然最可怕的是因為內部不實的流言和資訊而把傷害擴大延伸，導致士氣低落，對企業產生信任危機。據此，企業應透過公開且透明化的資訊分享，讓留任員工清楚知道公司所面臨的困境，理解裁員實為無可避免的策略，進而重新建立與企業共體時艱，攜手渡過難關的共識。再者，留任員工可能會感覺焦慮、猜疑，擔心自己成為下個受害者，也有可能會感到罪惡、憤怒。此時，企業經營者必須和留任員工溝通，進行安撫，了解他們的擔憂，並給予他們一些時間和空間去紓解情緒。而針對那些突然承接新工作的留任員工們，企業亦應盡可能的提供教育訓練的機會，以充實及提升其知識技能，使他們能在最短時間內展現出應有的工作績效，避免因為工作不熟悉而導致組織績效下降的結果。

資遣裁員向來都是很棘手及痛苦的過程，但在目前這個全球經濟狀況遠比預期悲觀的時候，企業和員工皆應該更正視這個大家最不樂見的手段存在的必要性及可能伴隨它而來的衝擊效應。資遣裁員大計可以檢驗企業的價值與文化，也攸關企業未來，因此更需要細緻縝密的規劃及不僅合法亦合乎人性化的操作。如何妥善管理資遣裁員過程，把對員工、對企業所造成的損失及負面影響降到最低，需要企業經營者、人力資源從業人員、外部專業顧問及資遣裁員過程之重要相關人員一起努力！