Hoe houd ik mijn toezichthouders tevreden?

maart 2006

Een onderzoek door een toezichthouder kan vaak lang duren en veel reputatieschade opleveren. Hoe dit in goede banen te leiden, dat is de rode draad van een nieuw adviesspecialisme.

De toezichthouder is een onontkoombare machtsfactor geworden in het economische verkeer. Alleen al in Nederland zijn 25 toezichthouders actief. Dan zijn er natuurlijk nog de Europese autoriteiten en hun Amerikaanse collega’s van de SEC en andere instanties. Bovendien is het takenpakket omvangrijker geworden, en hetzelfde geldt voor de wet- en regelgeving.
De kans is dus groot dat uw organisatie ooit te maken krijgt met een toezichthouder. Daarmee wordt het omgaan met zulke instanties een vast onderdeel van de werkzaamheden van leidinggevenden en het hogere management. Zeker in sectoren als telecommunicatie, entertainment en ICT, waar grensoverschrijdende transacties aan de orde van de dag zijn.

Op dit gebied is een nieuw adviesspecialisme ontwikkeld, Securities Litigation. Als tot dusver enige zakelijke dienstverlener biedt PricewaterhouseCoopers deze dienstverlening aan. ‘Onze ondersteuning is erop gericht om bij onderzoek van een toezichthouder of een claim van aandeelhouders de aansprakelijkheid te beperken, reputatieschade te voorkomen, en uiteraard om mogelijke sancties of schadevergoedingen zo beperkt mogelijk te houden. Daarbij stellen we ons nadrukkelijk op als een onafhankelijke derde,’ aldus de verantwoordelijke partner Hans Winters.
Puttend uit een internationale praktijkervaring, kan Hans Winters enkele algemene aanwijzingen geven. ‘Een goede voorbereiding heeft een positief effect op het eindresultaat. Toezichthouders werken met kleine groepen onderzoekers en zijn dus niet in staat snel onderzoeksresultaten te bemachtigen. Dikwijls opereren ze ook nog in de schijnwerpers van de publiciteit. Dus als ze eenmaal tot een onderzoek hebben besloten, duurt dat proces lang en is het haast ondoenlijk om ze ervan af te brengen.
Wees dus in de voorfase waar mogelijk proactief en voorzie de toezichthouder van voldoende beschikbare informatie, om al in een vroeg stadium tot een afgewogen oordeel te kunnen komen over het eventueel stopzetten van de procedure. Laat bovendien weten welke preventieve maatregelen u hebt genomen om een herhaling te voorkomen.’

Organisatie

Voorwaarde is wel dat de interne organisatie goed is geregeld. Bij beursgenoteerde ondernemingen dient de auditcommissie de regie over het eventuele eigen (tegen)onderzoek te voeren. Zij dient ook als enige de contacten met de toezichthouder te onderhouden. In bedrijven die niet onder de code-Tabaksblat vallen, moeten bestuursleden en commissarissen onderling afspreken wie zitting neemt in een te vormen onderzoekscommissie met dezelfde bevoegdheden.
Ook moet overeenstemming bestaan over de bevoegdheden en onafhankelijkheidsgaranties van door de auditcommissie of commissarissen benoemde onderzoekers om – parallel aan het onderzoek van de toezichthouder – aan eigen, onafhankelijke waarheidsvinding te doen. Daarnaast moeten mensen worden vrijgemaakt om in een zo kort mogelijke tijd zoveel mogelijk gegevens boven water te krijgen. ‘De tijd werkt in zulke situaties tegen je,’ licht Hans Winters toe. ‘Doorgaans blijft het te lang stil na de aankondiging van een onderzoek. Veel stakeholders zijn dan – begrijpelijk – geneigd hun eigen waarheid te creëren. Waar rook is, is vuur, zo ongeveer. En voor je het weet is reputatieschade een feit, en die kan wel eens groter zijn dan het door de toezichthouder onderzochte probleem zelf.’

Om de voortgang te bespoedigen raadt Hans Winters aan externe deskundigen in te huren die u kunnen helpen om de toezichthouder sneller van het benodigde feitenmateriaal te voorzien. Voorwaarde is namelijk dat deze informatie aantoonbaar onafhankelijk is. Gezien de dreigende publicitaire schade is het ook zaak dat u een uitgekiende pr-strategie uitstippelt. Media en stakeholders moeten continu worden benaderd met een eenduidige boodschap.
Aan te bevelen is dat u bij een nieuwsfeit zelf de publiciteit zoekt, ook weer vanuit de gedachte dat u zoveel mogelijk het initiatief moet houden. ‘En dat is nog maar een greep uit de adviezen die we kunnen aanbieden,’ stelt Hans Winters.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over Securities Litigation?
U kunt contact opnemen met Hans Winters.