Bernard Dubois, Associé et Karine Rollot, Manager
Le Jeudi, 5 octobre 2006
Au regard des résultats de l’enquête « HR Benchmarking 2006 » et d’autres études réalisées récemment dans le secteur financier au Luxembourg (ABBL), il s’avère que les descriptions de fonction font partie des préoccupations RH actuelles des organisations luxembourgeoises, des responsables RH ainsi que des employés.
La conception, la définition et la mise en œuvre de descriptions de fonction au sein des organisations constituent de véritables enjeux à la fois pour les employeurs, les responsables RH ainsi que pour les employés.
Pour les employeurs, l’utilisation de descriptions de fonction génériques et adaptées permet de créer non seulement un réel avantage compétitif mais aussi de favoriser l’efficacité organisationnelle dans son ensemble. Les descriptions de fonction sont également aux yeux des employeurs un excellent moyen d’attirer, de motiver et de retenir leurs employés.
Parallèlement à ces enjeux liés au développement du capital humain, l’importance des descriptions de fonction s’est vue récemment renforcée au Luxembourg du fait de nouvelles contraintes réglementaires telles qu’applicables selon les lois Sarbanes-Oxley (Act 404). En effet, chaque entité , pour lesquelles les exigences SOXA s’appliquent, démontre à travers l’existence de descriptions de fonction le principe de ségrégation des tâches. Pour les responsables HR, les descriptions de fonction permettent de déterminer des emplois-types dans une démarche de gestion prévisionnelle, de recenser et d’identifier les compétences-clés au sein de la structure, de classifier les fonctions et de là, de définir une politique de rémunérations transparente et orientée vers les objectifs.
Quant aux employés, l’existence de descriptions de fonction leur permet de mieux comprendre leurs rôles et responsabilités, l'importance relative de leurs fonctions et comment ces dernières contribuent à l'accomplissement de la mission et à l'atteinte des buts et des objectifs de l’organisation. Elles se révèlent être également un élément d’orientation et de mobilité.
Ecueils à éviter
L’exercice n’est pas aisé et les écueils à éviter sont liés au recueil d’informations (informations manquantes, incomplètes, incohérentes, trop ou pas assez détaillées), à l’utilisation d’une terminologie/ d’un jargon inappropriés, à une surenchère ou une inflation des responsabilités et au maintien de la cohérence entre les différentes descriptions de fonction : la mise à jour et le suivi des évolutions des exigences organisationnelles, ainsi que la maintenance d’un système informatisé de descriptions de fonction sont également des points à ne pas négliger.
Il incombe donc aux responsables RH et aux opérationnels de s’assurer de l’exactitude continue des descriptions de fonction à la lumière des changements importants qui surviennent au sein des organisations et du travail attribué. Pour cela, ils doivent être conscients des caractéristiques clés contenues dans une description de fonction (dénomination, raison d’être, position et supervision, responsabilités, compétences-clés, expérience et formation, conditions de travail et exigences de la fonction).
Une fois les caractéristiques clés définies, il existe une large variété d’approches et de méthodes pour concevoir, analyser et rédiger des descriptions de fonction, comme par exemple la méthode « JANE1», qui vous permettent d’atteindre cet objectif.
Globalement, la première chose à faire, c'est d'effectuer une analyse du contexte. Celle-ci permet de définir les rôles des personnes impliquées dans le processus d’analyse et de rédaction de fonctions, de déterminer la méthode de description ainsi que de rassembler les éléments nécessaires à la rédaction des descriptions de fonction via des entretiens individuels et/ou collectifs, des questionnaires et des auto-évaluations, etc. Une fois les informations recueillies, il s'agit de brosser un tableau complet de la fonction (description des tâches et responsabilités, connaissances, compétences et aptitudes).
L’analyse étant réalisée, la partie rédactionnelle doit se faire de manière formelle et rigoureuse et suivre un schéma bien prédéfini afin d’assurer une forme cohérente et harmonisée pour l’ensemble des descriptions de fonction. La mise en œuvre et le suivi constituent également des étapes importantes d’un tel système. La communication et l’adhésion autour de ce projet sont des facteurs clés de succès. Actuellement, il existe des outils informatisés qui supportent le processus et facilitent l’accès à l’information et la gestion du système de description de fonction.
L’outil « description de fonction » est donc un outil bien vivant et un élément fondamental de base de la gestion des ressources humaines. Il constitue un élément de connaissance, d’analyse, de communication et de dialogue. Il revêt un certain caractère contractuel puisqu'il représente une sorte de charte entre l'organisation et le titulaire de la fonction. En outre, il est un facteur clé de responsabilisation aussi bien auprès des employeurs que des employés.
1 « JANE » : Job ANalysis & Evaluation développée par PwC
