Transcription : La voie fiscale : Une série de baladodiffusions des Services fiscaux de PwC -- Émission 6

Effectuer des investissements technologiques pour la fonction fiscale

Bienvenue à notre nouvelle baladodiffusion, une présentation de PricewaterhouseCoopers et de son cabinet d'avocats associé, Wilson and Partners. La présente émission est une autre réalisation de la série de baladodiffusions sur les questions de fiscalité canadienne et internationale qui touchent les entreprises et les particuliers.

Nous allons voir comment les investissements dans la technologie permettent à la fonction fiscale d’ajouter de la valeur à votre entreprise.

La fonction fiscale est largement tributaire de données pour être efficiente et satisfaire à des exigences complexes en matière de déclaration. Mais les investissements de la plupart des entreprises dans la technologie sont limités du point de vue de la fonction fiscale. Et dans le cycle de vie de l’élaboration des systèmes, la fiscalité arrive souvent au dernier rang, quand elle n’est tout simplement pas absente.

La technologie peut être utilisée à l’appui de nombreuses composantes de la fonction fiscale, incluant ses quatre produits livrables clés, à savoir :

• la comptabilisation des impôts;
• l’observation;
• la planification;
• la défense en cas de vérification.

Une utilisation efficace de la technologie contribue non seulement à améliorer l’accès à l’information et la qualité de celle-ci, mais également à faire en sorte que la fiscalité ajoute plus de valeur à l’entreprise en permettant :

• d’accroître l’efficience par une diminution du risque;
• de réduire les coûts de mise en oeuvre;
• de libérer le personnel pour qu’il consacre son temps à des activités à valeur plus élevée;
• d’améliorer la qualité et le caractère ponctuel des produits livrables;
• de réduire le roulement du personnel et de maintenir ainsi les compétences et les connaissances;
• d’améliorer le partage des connaissances dans l’entreprise;
• de connecter le personnel de la fiscalité à l’échelle mondiale;
• de simplifier les réponses en cas de vérification;
• de renforcer les contrôles internes;
• d’améliorer les capacités prévisionnelles.

En bout de ligne, votre fonction fiscale devrait pouvoir compter sur sa propre infrastructure de technologie de l’information ou TI. De plus, pour mieux utiliser les systèmes de TI de l’ensemble de l’entreprise et les intégrer à la fonction fiscale, vous devriez y affecter des ressources qui se consacreront entièrement à la mise en oeuvre et au maintien d’initiatives en matière de TI pour la fiscalité ainsi qu’à la formation dans ce domaine.

Mais comment tout cela est-il possible quand on doit composer avec des priorités concurrentes, des budgets serrés et des ressources limitées?

Premièrement, vous devez d’abord communiquer avec les parties prenantes concernées au sujet des avantages potentiels d’un investissement dans la technologie, en particulier dans le contexte plus large des finances et des TI. Privilégiez une vue d’ensemble dans l’évaluation de la plateforme ou la suite de technologies qui peuvent servir la fonction fiscale générale. Pour un directeur financier, l’introduction de la technologie dans la fonction fiscale peut offrir un excellent rendement des investissements. Alors, inscrivez ce sujet à l’agenda de l’entreprise.

Deuxièmement, élaborez une vision pour une plateforme technologique en fiscalité. Vous serez alors en mesure de concevoir une stratégie pour la mise en œuvre du changement sur de nombreuses années.

Troisièmement, en gardant votre vision à l’esprit, adoptez une approche modulaire à votre investissement en dégageant ses composantes et en fixant les priorités à cet égard. De cette façon, vous pouvez constituer un dossier sur l’investissement qui répond à vos besoins les plus urgents et témoigne des avantages potentiels de la technologie. Ces petites victoires peuvent alimenter l’attrait et le besoin d’un investissement continu dans la technologie.

Compte tenu de ce qui précède, nous allons partager avec vous quelques idées qui vous aideront à atteindre vos objectifs avec un investissement limité.

Au départ, la fonction fiscale peut utiliser les technologies déjà en place dans l’entreprise et ce, à peu de frais. Par exemple, les outils destinés à la rédaction de rapports administratifs peuvent servir à l’automatisation de certaines des activités de collecte de données destinées à la fiscalité. Envisagez aussi d’utiliser les systèmes de gestion de documents pour stocker et organiser les informations et produits livrables électroniques.

La correction des feuilles de calcul représente une autre étape à envisager au début du processus. La plupart des fonctions fiscales au Canada utilisent les feuilles de calcul complexes comme technologie principale, en particulier pour la comptabilisation des impôts et la préparation des déclarations. La tenue de ces feuilles de calcul est une tâche difficile qui exige beaucoup de temps. De plus, l’expérience montre que les feuilles de calcul comportent un risque élevé d’erreurs. Certaines découlent de l’automatisation de données recueillies dans la feuille de calcul à partir d’autres systèmes sources. Ces données peuvent devenir trop compliquées avec le temps si les recoupements ne sont pas contrôlés. La correction des feuilles de calcul peut cependant contribuer à resserrer les contrôles internes, à limiter l’accès, à éditer les données et à réduire les saisies manuelles.

N’oubliez pas que les feuilles de calcul mettent justement l’accent sur les calculs, ce qui nous amène à la prochaine solution. Envisagez d’utiliser un logiciel qui inclut la compilation et la manipulation de données ainsi que les éléments de calcul dont vous avez besoin pour accroître l’efficience et assurer de meilleurs contrôles. Prévoyez du temps pour la planification et l’analyse de données en investissant dans des technologies qui vont au-delà des calculs. Par exemple, un logiciel de comptabilisation des impôts préparé par une entreprise indépendante répondra peut-être mieux à vos besoins. Vous devez évaluer la question avec soin pour vous assurer d’obtenir la technologie qui convient le mieux à votre société.

De plus, faites le pont entre votre fonction fiscale et d’autres systèmes d’information comptable et financière. Ce faisant, vous aurez un accès plus efficace aux informations dont vous avez besoin. Vous serez aussi en mesure de respecter vos obligations de déclaration de façon plus rentable. Et c’est en travaillant de près avec vos services des finances et des TI que vous y parviendrez.

Par la suite, participez dès le début aux projets de mise en œuvre des technologies stratégiques, en particulier celles qui ont une incidence sur l’information comptable qui alimente les produits fiscaux livrables. Assurez-vous que le point de vue des fiscalistes est pris en compte dès le départ. Pour réduire la nécessité de rapprochements ponctuels et de manipulation de données, efforcez-vous d’axer davantage l’information sur la fiscalité. Vous pourrez ainsi maximiser les avantages des projets sans gruger le budget de la fiscalité. Mais pour cela, vous devez clairement définir vos exigences en matière de collecte de données et de préparation des déclarations.

Finalement, contactez le directeur financier ou le contrôleur pour leur demander d’emprunter temporairement des spécialistes des TI et des finances. Les spécialistes des finances peuvent aider à bonifier la valeur des données disponibles pour la fonction fiscale, tandis que les spécialistes des IT peuvent mieux en comprendre les exigences technologiques.

En résumé :

• La fonction fiscale est exposée à des pressions de rendement constantes dans un environnement de plus en plus complexe. Historiquement, les sociétés n’ont pas effectué les investissements technologiques nécessaires à assurer l’efficience en fiscalité. Cela dit, la fiscalité doit avoir son mot à dire dans l’élaboration des solutions technologiques de la société, du début à la fin. La fonction fiscale devrait aussi utiliser sa propre infrastructure de TI, en plus des systèmes et des technologies d’autres services, pour être en mesure d’atteindre ses objectifs stratégiques.
• Finalement, faites avancer le calendrier de mise en œuvre des technologies fiscales par des mesures progressives mais néanmoins ciblées, axées sur une vision plus large. Ce travail exige une prise en compte éclairée des besoins de l’entreprise, tant pour aujourd’hui que pour demain. Cherchez des solutions qui vous aideront à consacrer moins d’énergie à des activités routinières et prenantes associées à la collecte, la manipulation et la validation de données. Assurez-vous que les fonctions fiscale, financière et comptable planifient et gèrent leurs technologies ensemble. Mais, élément plus important encore, faites appel à la compétence des spécialistes des finances et des TI pour vous aider.

Notre équipe des Services d’efficacité de la fonction fiscale peut vous aider à planifier, sélectionner, évaluer et mettre en oeuvre les solutions technologies qui conviennent le mieux à votre fonction fiscale. Nous pouvons aussi vous aider à prévoir les effets qu’un changement technologie peut avoir sur la fonction fiscale dans son ensemble.

Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec votre conseiller fiscal chez PricewaterhouseCoopers.

Le contenu du présent balado est diffusé de manière à ce qu'il soit entendu que les auteurs et les diffuseurs ne prodiguent pas par la présente des conseils ou services juridiques, comptables, fiscaux ou d'autres professions. Les auditeurs devraient faire appel à leurs conseillers professionnels pour déterminer comment l’information peut s’appliquer à leur situation.

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